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ECM steht für Enterprise Content Management. ECM hebt das digitale Dokumentenmanagement auf eine neue Stufe, da es Prozesse auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse ausrichtet. ECM-Systeme haben zwei Aufgaben. Sie kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Und sie leiten diese elektronischen Dokumente auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durchs Unternehmen..

ECM: die Vorteile im Überblick

  • Interne Prozesse werden standardisiert und organisiert. Das sorgt für deutlich kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Effizienz.
  • Unternehmenswissen wird strukturiert. Das erlaubt eine transparente Kommunikation – sowohl intern als auch mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern.
  • Der Einsatz von ECM steigert die Wettbewerbsfähigkeit und sichert die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.
  • ECM-Systeme werden individuell konfiguriert – nach Vorgaben, Wünschen und Anforderungen des jeweiligen Anwenders.

Wie diese Workflows aussehen, wird hier am Beispiel einer Rechnung gezeigt, die so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durch das ECM-System geleitet wird.

  1. Die Rechnung kommt per E-Mail an.
  2. Sie wird automatisch indexiert und der Workflow angestoßen.
  3. Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
  4. Automatisch landet die Rechnung beim zuständigen Projektmanager, der sie freigibt.
  5. Die freigegebene Rechnung geht zurück an die Buchhaltung und wird kontiert.
  6. Parallel wird die Rechnung gesetzeskonform archiviert.

Das ECM schiebt die Rechnung automatisch Schritt für Schritt durch diesen digitalen Workflow. Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten und einsehen. Von außen lässt sich jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist. Das sorgt für Transparenz und Effizienz.

ECM heißt immer „passgenau“

Es gibt zwei Arten von ECM-Systemen: Einige Lösungen basieren auf standardisierten Workflows aus DMS-Lösungen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Als Faustregel gilt: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger (und entsprechend teurer) ist die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert.

Viele kleinere und mittelgroße Unternehmen entscheiden sich dauerhaft für eine DMS-Lösung mit standardisierten Prozessen. Größere Unternehmen greifen meist direkt zu einer ECM-Lösung, die mitsamt den Workflows nach ihren eigenen Vorgaben für ihre Wünsche und Bedürfnisse passgenau konfiguriert wird. Diese Lösungen können auch auf Inhalte bereits installierter ERP-Systeme zugreifen.

ECM: Einsteigen mit Pilotprojekt

Es ist möglich, alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag komplett auf ECM-Workflows umzustellen. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen in der Regel allerdings mit einem Pilotprojekt. Dadurch werden im überschaubaren Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielt. Außerdem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkundet, welche Verfahrensschritte sich bewähren. Darauf lässt sich später aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Die wichtigsten Module stellen wir hier vor:

  • Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
    Der ideale Einstieg in ein ECM-System ist die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, werden Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar beschleunigt und Kosten gesenkt.
  • Digitale Personalakte
    Die digitale Personalakte übernimmt die Stammdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt alle Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort. Sie gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen und Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen
  • Digitales Bewerbermanagement
    Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, ist eine Herausforderung. Anforderungen müssen definiert und eingehende Bewerbungen ausgewertet werden, die Vorauswahl muss anschließend intern abgestimmt werden. Dabei hilft das Modul Bewerbermanagement als Erweiterung der digitalen Personalakte.
  • Digitale Projektakte 
    Märkte, Technologien, Wünsche und Bedürfnisse der Kunden ändern sich. Darauf müssen Unternehmen sich vorbereiten, deshalb wächst die Zahl der Projekte. Sie drehen an Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von Stellschrauben, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Manche dieser Projekte sind überschaubar, bei anderen sind mehrere Abteilungen involviert. Das macht es schwierig, sie zu managen und zu dokumentieren. Digitale Projektakten helfen dabei gewaltig.
  • Digitales Vertragsmanagement
    In Unternehmen, Behörden und überhaupt Organisationen werden täglich Verträge erstellt, verwaltet und aktualisiert. Der direkte Zugriff ist wichtig, sonst ist der Termin für den Widerruf oder das Zeitfenster fürs Skonto abgelaufen. Werden Verträge digital verwaltet, meldet sich das ECM-System, sobald eine Frist abzulaufen droht oder ein wichtiger Termin ansteht. So vermeidet digitales Vertragsmanagement wirtschaftliche Schäden.
  • Digitale Lieferantenakte
    Im Einkauf laufen viele wichtige Informationen zusammen. Mit der digitalen Lieferantenakte haben Unternehmen alle Lieferanten- und Bestellvorgänge auf einen Blick verfügbar und können ihre gesamten Einkaufsprozesse wesentlich effizienter gestalten.
  • Digitale Kfz-Akte
    Mit digitalen Kfz-Akten können Unternehmen und andere Organisationen ihren Fuhrpark deutlich leichter managen. Dabei geht es um mehr, als den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand im Blick zu behalten. Zu einem umfassenden Fuhrparkmanagement zählt auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern. Mit digitalen Kfz-Akten sind sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellsten Version verfügbar.
  • Einkauf und Beschaffung (Procurement)
    Jede Bestellung erhält einen Status: bezahlt, geliefert, erledigt oder Reklamation. Beim digitalen Procurement ist der Überblick etwa über alle offenen oder reklamierten Bestellungen selbstverständlich. Ähnliche Lösungen gibt es auch für Verkauf und Vertrieb.

ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler bietet beide Arten von ECM-Systemen an: sowohl ausgebaute standardisierte als auch komplett individuell konfigurierte Lösungen. Dabei können Kunden immer wählen, welche Module sie einsetzen wollen. Es ist jederzeit möglich, weitere Module aufzusatteln.

Wenn Sie mehr erfahren wollen über digitales Dokumentenmanagement, elektronische Workflows und die drei Schritte, mit denen Sie ein ECM implementieren können: Laden Sie sich unser Whitepaper „ECM – So digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse“ herunter.