TA Capture Manager

TA Capture Manager

Der TA Capture Manager sorgt dafür, dass eingehende Dokumente digital erfasst werden. Sie werden – automatisch! – sinnvoll zugeordnet und in einem Format gespeichert, mit dem sie problemlos bearbeitet werden können

Es gibt solche und solche. Die einen schicken ihre Preislisten per Mail, die anderen packen ihre Rechnungen noch immer in einen Briefumschlag. Was also tun? Alle E-Mail-Anhänge ausdrucken und abheften, bis auch der letzte Geschäftspartner die Vorzüge digitaler Prozesse erkannt hat? „Zurück ins 20. Jahrhundert“ kann keine Lösung sein. Wer keine Zeit verplempern und seine Nerven schonen will, muss eingehende Papierdokumente digitalisieren und strukturiert ablegen. Und erst dann bearbeiten. Genau diese Aufgabe übernimmt der TA Capture Manager.

Ob Rechnungen oder Lieferscheine, Tabellen oder Preislisten: Alle Dokumente werden mit dem TA Capture Manager erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern ebenso für E-Mails und andere digitale Formate. Der TA Capture Manager kann auch Barcodes und OMR-Markierungen wie etwa in Multiple-Choice-Fragebögen erkennen und so umwandeln, dass sie im Verarbeitungsprozess berücksichtigt werden.

Wie das funktioniert? Die Rechnung auf Papier – um das als Beispiel zu nehmen – wird am MFP gescannt und dabei mit dem TA Capture Manager in ein lesbares Format umgewandelt. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette, also DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. Damit ist die Rechnung nicht nur digital lesbar, sondern kann auch bearbeitet werden.

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Der Bonus beim TA Capture Manager ist die Dokumentenerkennung. Er kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag sowie den Rechnungssteller bekannter Rechnungen erkennen, daraus die benötigten Daten extrahieren und entsprechend (strukturiert) ablegen. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnung denn jetzt wohl abgespeichert ist. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente.

Sollen die extrahierten Daten verifiziert werden, wird der Anwender benachrichtigt, um diese Daten manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Sind die Daten korrekt erfasst worden, wird das mit einem Klick bestätigt und der Workflow wird automatisch fortgeführt. 

„„Wir wollen nicht das Papier ersetzen, sondern die Suche erleichtern.““

Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA Triumph-Adler

Der TA Capture Manager eignet sich insbesondere für kleinere oder mittlere Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten. Für größere Unternehmen sind DMS- oder ECM-Lösungen besser geeignet, die Workflows für das Bearbeiten der digitalen Dokumente ermöglichen. In solchen Systemen lässt sich auch sehen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat; sie setzen Fristen und erinnern an wichtige Termine. In solche DMS- und ECM-Lösungen lässt sich der TA Capture Manager bei Bedarf problemlos integrieren. So oder so sorgt er dafür, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Erfassung und Verteilung von Daten gegen Null zu drücken. Denn digital geht das einfach schneller und besser.

Die wichtigsten Vorteile und Funktionen im Überblick

  • Schnelleres Zuordnen und Verteilen von Daten an weiterverarbeitende IT-Systeme
  • Automatische Dokumentenerkennung und Extraktion relevanter Informationen
  • Schnelle Identifizierung von Daten und einfaches Durchsuchen von Dokumenten
  • Vereinfachte Prozesse und reduzierte Fehlerquote beim Scannen, Verarbeiten und Verteilen am Multifunktionssystem (MFP)
  • Diverse Eingabequellen wie MFP, Dokumentenscanner, E-Mails, Dateiserver und Mobilgeräte möglich
  • Automatische Optimierung von gescannten Dokumenten, z. B. Zuschneiden oder Drehen der Dokumente in Leserichtung
  • Erkennen und Auswerten von Fragebögen (OMR), Barcodes und Handschriften (ICR)
  • OCR-Texterkennung mit Volltextsuche für schnelles Finden gescannter Dokumente
  • Direkte Dokumentenbearbeitung durch Konvertierung in die gängigen Dateiformate PDF, DOCX, XLSX, PPTX oder XML
  • Vielfältige Ausgabeziele wie Online-Speicherdienste, Dateiserver, Datenbanken und E-Mails
  • Individuelle Konfiguration von Scan-Arbeitsabläufen, Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung
  • Integration in DMS- oder ECM-Systeme möglich