TA Smart Information Manager - TASIM

Bis zu zwei Stunden täglich verbringen Angestellte in Deutschland mit „Ablage“. Gerade das Suchen und Bearbeiten von Papierdokumenten kostet viel Zeit – Zeit, die anderswo fehlt. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt dafür, dass die wichtigsten täglichen Verwaltungsaufgaben zeitsparend und sicher bewältigt werden können. Diese Botschaft ist angekommen bei den Unternehmen. Sie haben begriffen, dass sie die Digitalisierung ihrer Abläufe nicht auf die lange Bank schieben dürfen. Der Handlungsdruck ist groß, gefragt ist eine smarte Einstiegslösung. Mit anderen Worten: TASIM, der TA Smart Information Manager.

Schnuppern statt „volles Risiko“

Für den Einstieg brauchen Unternehmen ein überschaubares Angebot zum Ausprobieren. Genau diese Schnupperlösung bietet TA Triumph-Adler an: mit TASIM. Sie erlaubt den einfachen Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement.

Ob Webclient, MFP oder Admin-Konsole: Alle Daten werden zentral auf dem TASIM Server gespeichert und können von überall abgerufen werden.

Workflows für digitale Dokumente

TASIM kann allerdings noch mehr: Er erlaubt die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten in festgelegten Workflows. Um das an einem Beispiel zu konkretisieren:

  1. Eine Rechnung kommt per E-Mail im Einkauf an.
  2. Die Rechnung wird indexiert und der Einkauf stößt den notwendigen Workflow an.
  3. Die Buchhaltung erhält die Rechnung und gibt sie nach der Prüfung frei.
  4. Der zuständige Projektmanager erhält die Rechnung zur Freigabe.
  5. Die freigegebene Rechnung geht zurück zur Buchhaltung und wird kontiert.

TASIM sorgt also dafür, dass alle Rechnungen einfach per Klick an die zuständige Person weitergeleitet werden – ohne zusätzlichen personellen Aufwand.

TASIM bietet

  • den preisgünstigen Einstieg ins Dokumentenmanagement über eine browsergestützte Lösung
  • schnelle und einfache Installation
  • zentrale Datenspeicherung an einem Ort
  • ortsunabhängigen Abruf der Daten
  • Dokumentenverarbeitung über standardisierte Workflows
In unserem Video erhalten Sie einen ersten Einblick, was TASIM alles kann.

Vier Apps für schlanke Workflows

Je nach Bedürfnissen und Branche erleichtern vier zusätzliche Apps die Arbeit. Sie bieten wichtige Funktionalitäten für Vertrags-, Personal-, Kunden- und Lieferantenakten, die Ihre Büroprozesse deutlich schlanker machen.

1. Vertragsakte

  • Infos zu Vertragspartnern und -laufzeiten sowie Anlage von fachspezifischen Unterordnern
  • Einfache Übernahme von Verträgen durch definierte Scanvorgänge
  • Digitale Dokumente werden per Drag & Drop digitalen Akten zugewiesen
  • Ablage von E-Mails und Anhängen
  • Anzeige der gesamten Vertragshistorie per Mausklick

2. Personalakte

  • Automatische Anlage von Unterordnern, zum Beispiel zu Weiterbildungen, Krankentagen, Sozialversicherung
  • Verwaltung von Personaldokumenten mit klarer Rollenverwaltung
  • Fachbezogene Übersichten und Masken, zum Beispiel übergreifender Wandkalender, Terminübersicht und Krankmeldungen

3. Kundenakte

  • Mehrere Listenansichten verfügbar, die für verschiedene Abteilungen von Interesse sind
  • Pro Kunde und Projekt können weitere Unterordner angelegt werden
  • Mehr Transparenz durch eine konsequente 360-Grad-Kundenansicht 

4. Lieferantenakte

  • Anlage von Unterordnern, zum Beispiel für die Archivierung der gesamten Korrespondenz
  • Verschiedene Listenansichten verfügbar, zum Beispiel alle offenen bzw. reklamierten Bestellungen
  • Schneller Status-Überblick durch vier klare Kriterien-Zuordnungen pro Bestellung (Bezahlt, Geliefert, Erledigt, Reklamation)

Mit den Funktionen des TA Business Optimizer Workflows können Sie diese Apps an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Prozesse anpassen, unter anderem für

  • effiziente Dokumentensteuerung für spezielle Freigaben, Kenntnisnahmen und Aufgaben
  • automatischen Stammdatenabgleich mit Ihrem ERP-System
  • Anbindung an Ihr ERP-System und zentrale Speicherungen
  • Benutzersynchronisation mit Ihrem Active Directory
  • cleveres Vorlagenmanagement mit Textbausteinen

Mehr Informationen zu Funktionen und Vorteilen des TA Business Optimizer finden Sie in unserer Broschüre.
Wollen Sie mehr über die DMS-Lösung TASIM erfahren?

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