ECM-Modul Vertragsmanagement

Der Handschlag gilt unter ehrbaren Kaufleuten als Vertrag. Details klammert solch ein Handschlag naturgemäß aus. Das kann sich rächen, sollten – „Was hatten wir damals besprochen?“ – Erinnerungen nicht mehr deckungsgleich sein. Jedes Einvernehmen bröckelt, wenn das Vertragswerk unterschiedlich interpretiert wird. Die Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement: Der garantiert neueste Stand ist für alle Beteiligten einsehbar, mit allen Details.

Digitales Vertragsmanagement vermeidet neben Ärger auch unnötiges Suchen. Verträge sind tendenziell umfangreich – die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement. Das Rückgrat dafür liefern Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Um die Vertragsakten passend zu konfigurieren, setzen ECM-Lösungen auf DMS-Prozessen auf. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese modular aufgebauten Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen maßgeschneiderte Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Frist läuft ab? Der Vertrag „meldet sich“

Das ECM-Modul für Vertragsakten erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und es stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. Das Resultat:

• Enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung und Korrektur von Verträgen
• Ganzheitlicher Überblick über Vertragsprozesse
• Kostenvorteile durch optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen
• Planungssicherheit durch rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung 

Verträge besser managen

Kern jeder Vertragsakte ist eine verbindlich festgelegte, übersichtliche und optisch immer gleiche Grundstruktur – mit ebenso verbindlich festgelegten Workflows. Diese Workflows werden individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.

So stützt das digitale Vertragsmanagement die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen: Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie Management elektronisch. Und: Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für externe Prozessanwälte. Nicht per Handschlag – dafür im Handumdrehen.

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