Der Handschlag gilt unter ehrbaren Kaufleuten als Vertrag. Details klammert solch ein Handschlag naturgemäß aus. Das kann sich rächen, sollten – „Was hatten wir damals besprochen?“ – Erinnerungen nicht mehr deckungsgleich sein. Jedes Einvernehmen bröckelt, wenn das Vertragswerk unterschiedlich interpretiert wird. Die Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement: Der garantiert neueste Stand ist für alle Beteiligten einsehbar, mit allen Details.
Digitales Vertragsmanagement vermeidet neben Ärger auch unnötiges Suchen. Verträge sind tendenziell umfangreich – die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement. Das Rückgrat dafür liefern Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Um die Vertragsakten passend zu konfigurieren, setzen ECM-Lösungen auf DMS-Prozessen auf. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese modular aufgebauten Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen maßgeschneiderte Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.
