Dokumente erstellen, speichern, ablegen – solche „Nebensächlichkeiten“ erledigen Mitarbeiter ohne viel nachzudenken. Ein Klick, und schon ist das Dokument im Server-Nirvana verschwunden oder liegt in einem Unterordner auf dem Rechner. Was vielen nicht bewusst ist: Wie genau sie ein Dokument kennzeichnen und wo sie es ablegen, trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. „Groß- oder Kleinschreibung, Datum vorne oder hinten platziert – in der Datenspeicherung entscheidet jedes noch so kleine Detail darüber, ob Informationen verloren gehen oder nicht“, sagt TA-Experte Thomas Neubecker. Trotzdem fehlt eine einheitliche Struktur in vielen Unternehmen. Das Resultat? Sogenannte Datensilos, die Unternehmensprozesse langfristig ausbremsen.

Was ist ein Datensilo?

In einem Datensilo werden Daten gespeichert, auf die im täglichen Gebrauch nur eine Abteilung oder ein Einzelner Zugriff hat. Für den Rest des Unternehmens bleiben sie verschlossen – und somit auch von weiterführenden Prozessen ausgeschlossen. „Oftmals handelt es sich um Daten, die kaum oder selten gebraucht werden“, sagt Neubecker. Solche Silos führen dann dazu, dass diese Daten weder kontrolliert noch wirklich genutzt und aktualisiert werden können. „Darunter leidet nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern die gesamte Unternehmenseffizienz und auch die Kundenbeziehungen.“

Viele Fachabteilungen haben oftmals ihre „eigene“ Ordnung. „Die Buchhaltung legt zum Beispiel Daten nach Kundennummer ab, die Fachabteilung nach Kundenname, und die nächste Abteilung nennt das Kürzel des Unternehmens an erster Stelle“, so Neubecker. Es gibt also keine einheitliche Logik und keine einheitliche Struktur. Das Resultat: Die „gleichen“ Kundendaten liegen auf den unterschiedlichen Systemen der Abteilungen ab. Teilweise werden aktuelle Daten mit veralteten Informationen überschrieben. Statt miteinander, wird unbewusst aneinander vorbei gearbeitet. Besonders in kleineren Unternehmen liegen Daten auch oft lokal auf einem Rechner. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder wird krank, gehen wichtige Informationen einfach verloren.

Was sind die Konsequenzen?

Solche Datensilos, Thomas Neubecker umschreibt sie als IT-Inseln, sind auch ein großer Zeitkiller: „Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Das bedeutet, dass Kollege XY zigmal angerufen und die Abteilung XY zigmal aufgesucht wird – und das nur, weil es keinen übergreifenden Zugang zu den Informationen gibt, Dokumente nicht freigeschaltet oder Informationen falsch gekennzeichnet sind.“ Die mühsame Suche nach Informationen, so Neubecker, sei übrigens auch das klassische Warnsignal, an dem Unternehmen erkennen können, dass sie in Silos arbeiten.

Was können Unternehmen tun?

„Keine Struktur ist grundsätzlich gut oder schlecht“, so Neubecker. „Ausschlaggebend ist aber, dass eine Struktur für alle gleich ist.“ Ob man Silos auflösen kann? Für Neubecker ist das eine Grundsatzfrage: „Wirklich auflösen muss man Silos nicht. Man kann ganz einfach Brücken bauen.“ Die Lösung: Die Überführung aller Datensilos in ein integriertes System, das alle im Unternehmen verteilt liegenden Daten konsolidiert. Zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System (DMS). In dem Fall werden Silos zusammengelegt und nach demselben Prinzip und in einer einheitlichen und übergeordneten Ordnung im DMS abgelegt.

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In anderen Fällen, wenn zum Beispiel die Projektabteilung mit Software A arbeitet und die Buchhaltung mit Software B, können Silos nicht ganz so einfach zusammengelegt werden. „Dann werden ‚Rohrleitungen‘ zwischen den Silos gelegt, damit die Abteilungen weiterhin mit ihrer speziellen Software arbeiten, jedoch untereinander interagieren können“, sagt Neubecker.

Vorteile einer DMS-Lösung

Ein DMS ist dafür ausgelegt, mit anderen Anwendungen zu „sprechen“. Zudem „zwingt“ das zentrale Ablagesystem seine Benutzer, gewisse Pflichtfelder auszufüllen, damit Informationen verschlagwortet werden und somit schnell auffindbar sind. „Ein weiterer Vorteil ist der niedrige Admin-Aufwand“, sagt Neubecker: „Der Pflegeaufwand ist mit einer solchen Software gering, weil kompliziertes Rechtemanagement und Co. im DMS automatisch erfolgen. Unternehmen können so außerdem DSGVO-konform arbeiten, und das ohne Kopfzerbrechen.“

Einstiegsprodukte sind bereits für unter 10.000 Euro zu haben und schon in zwei Tagen implementierbar. Wer sein Basispaket mit weiteren Funktionalitäten ausbauen möchte, kann auch das tun: „Wir bieten beispielsweise eine Lösung an, die sich auf Wunsch zu einem vollwertigen ECM (Enterprise Content Management)-System ausbauen lässt.“

Laut Neubecker ist ein DMS der IKEA-Schrank unter den Ablagesystemen. „Mit einem DMS-‚Aktenschrank‘ braucht es keinen Schreiner – bestellen, ‚aufbauen‘, fertig. Wir stehen den Unternehmen dabei zur Seite und übernehmen auch die Mitarbeiterschulungen.“ Das Unternehmen muss sich allerdings vorher bewusst machen, welche Arbeitsprozesse nicht funktionieren, und genau überlegen, welche Ziele man erreichen möchte, z. B weniger E-Mails schreiben, schneller arbeiten etc. „Wer erkennt, dass etwas falsch läuft und zudem weiß, was optimiert werden soll, ist anderen Firmen einen großen Schritt voraus.“

So geht zentrale Datenspeicherung richtig

„Das A und O heißt ganzheitlich denken“, so Neubecker. „Und das liegt in der Hand der Führungsetage. Ein Problem betrifft in den seltensten Fällen nur einen Mikrokosmos.“ Unternehmen sind heutzutage einer enormen Informationsflut ausgesetzt, und die gilt es zu handeln. Ein DMS erleichtert diese Aufgabe und liefert einen Überblick über Informationen. 

Neubeckers Devise: bewusst speichern. Und weil Unternehmen wachsen und sich regelmäßig neu ausrichten, gehören auch ihre Prozesse ständig angepasst, überprüft und optimiert. „Ähnlich wie ein Frühjahrsputz – das DMS lässt sich übrigens ganz einfach an neue Bedürfnisse anpassen“, sagt Neubecker.

Fazit: Sorgen Sie für offene Kommunikation! „Unternehmen müssen ihre Arbeitsprozesse beleuchten – gemeinsam mit ihren Angestellten.“ Die gute Nachricht: Es ist nie zu spät, Datensilos aufzubrechen. „Mit dem richtigen Partner kann man solche Prozesse auch angehen, ohne das ganze Unternehmen zum Stillstand zu bringen.“ TA Triumph-Adler hat deshalb eine kompakte Softwarelösung entwickelt, die genau dort ansetzt. Sie möchten mehr wissen? Informationen zu Funktionen und Vorteilen des „TA BusinessOptimizers“ finden Sie in unserer Broschüre.