EFFIZIENTE WORKFLOWS DANK DMS

Willkommen im Digital Office: alles im Flow

#New Work #Digital Office #Managed Services

Elektronische Workflows sorgen für effiziente Prozesse. Vor allem sorgt ein passendes Dokumenten-Management-System (DMS) für zufriedenere Mitarbeiter – und Kunden.

Es gibt Indizien. Wenn die zweite Mahnung ins Haus flattert, sich der umworbene Kandidat zu lange hingehalten fühlt oder Kunden abspringen wegen gebrochener Zusagen … dann stimmt meist der Workflow nicht. Dann versickern Informationen und Prozesse laufen ins Nirwana, während die Zahl verschollener Dokumente ständig steigt. An bösem Willen liegt das selten. Stattdessen fehlt die Unterschrift für die Freigabe der Rechnung, weil die Kollegin im Urlaub weilt. Und der Termin mit dem Kandidaten wäre schon längst festgezurrt, läge der Kollege aus der Personalabteilung nicht krank darnieder. Und das mit den 3 Prozent Skonto, am Telefon vereinbart, tja … man kann nicht immer an alles denken.

Muss man auch nicht. Man kann es einfach festhalten – und seinen festgelegten Weg gehen lassen. Nicht von Schreibtisch zu Schreibtisch, mit Ruhezeiten im Körbchen, sondern digital. In einem System, das Dokumente dort hinstellt, wo sie hingehören. In einem System, das allen berechtigten Kolleginnen und Kollegen den Zugriff erlaubt. In einem System, das sich von selbst meldet, wenn Fristen drohen, überschritten zu werden.

Finden statt Suchen

Solche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind in allen größeren Unternehmen längst etabliert. Weil sie Suchen durch Finden ersetzen, weil sie Prozesse schlanker und schneller machen, weil sie Ärger und Frust vermeiden.

Doch viele kleinere Unternehmen tun sich weiterhin schwer damit, auf DMS und elektronische Workflows umzusteigen. Zwei Drittel der Entscheider in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind überzeugt, dass eine digitale und automatisierte Dokumentenverarbeitung die Produktivität und die Zufriedenheit steigert. Das besagt eine Umfrage des Beratungsunternehmens IDC unter 250 Managern. Das Ziel ist klar – es ist der Weg dorthin, der die Entscheider zurückzucken lässt. Viele sind auf der Suche nach dem richtigen Weg (mehr über sinnvolle Konzepte erfahren Sie hier, andere tun sich schwer damit, sich von bewährten Papierprozessen zu trennen.

Doch dieses Festhalten hat laut IDC-„Ratgeber Digitales Arbeiten“ keine Zukunft. „Rechnungen, Bestellungen, Verträge oder sonstige Korrespondenzen sind essenziell für die Geschäftsfähigkeit eines jeden Unternehmens sowie jeder Organisation“, sagt Studienautorin Sabrina Schmitt. „Um den gestiegenen Anforderungen an Mobilität, Flexibilität und Geschwindigkeit gerecht zu werden, gilt es daher, diese Dokumenten-Workflows neu zu denken und in die digitale Welt zu überführen.“

Investments in Workflows

In den nächsten fünf Jahren wird mehr als die Hälfte aller IT-Ausgaben investiert, prognostiziert IDC, um Prozesse und Workflows zu beschleunigen. „Unternehmen, die heute damit anfangen, ihre dokumentenintensiven Prozesse und Workflows zu überdenken, zu automatisieren und zu digitalisieren“, sagt Sabrina Schmitt, „werden langfristig deutlich schneller und effizienter Arbeitsabläufe abwickeln und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und Kunden verbessern können.“ Die Beraterin warnt allerdings davor, neue Workflows nur von den technologischen Möglichkeiten her zu denken. Sie sieht die Mitarbeiter im Mittelpunkt: Bei denen müsse „das Bewusstsein dafür geschärft werden, dass Prozesse und Workflows im Büroalltag angepasst werden müssen“.

Im Klartext: Viele Menschen klammern sich an vertraute Abläufe; die mögen zwar umständlich sein, doch zumindest sind sie vertraut. Das Neue wird daher immer misstrauisch beäugt werden. Je stärker die Mitarbeiter von vornherein eingebunden werden und je eher sie sehen, wie stark elektronische Workflows ihre Arbeit tatsächlich erleichtern, desto eher werden sie überzeugt sein. Und den Wandel nicht nur dulden, sondern im Idealfall gestaltend vorantreiben.

Effiziente Workflows steigern nicht nur die Zufriedenheit bei Mitarbeitern (und Kunden), sondern auch den unternehmerischen Erfolg. Davon zeigt sich die Mehrheit der Entscheider in der IDC-Umfrage überzeugt: 68 Prozent der Manager sind sich sicher, dass die Digitalisierung von dokumentenintensiven Workflows eine entscheidende Auswirkung auf den zukünftigen Geschäftserfolg hat. 

Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft! 

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