DIGITAL ARCHIVIEREN MIT TASIM

TASIM ersetzt Suchen durch Finden

#Digital Office #New Work #Managed Services

Elektronische Prozesse sind effizienter und vermeiden Frust. Das ist ausgesprochen attraktiv – wäre nur der Einstieg weniger riskant. Das ändert sich durch TASIM, den TA Smart Information Manager.

Unser Leben wird täglich digitaler. Mit mobilen Computern, den Smartphones, tauschen wir uns mit Freunden aus, daddeln und rufen Informationen ab. Digitalisiert sind längst auch die Prozesse in den Büros und Fabriken.

Stopp. So schön diese Geschichte klingt, sie endet abrupt, sobald digitale Prozesse ins Spiel kommen. Noch immer fremdeln viele Firmen mit dem digitalen Leben. Kürzlich hat das Beratungsunternehmen IDC nachgefragt, wie weit Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz vorangekommen sind mit der Umstellung auf elektronische Prozesse. Ein Viertel antwortet: „Machen wir!“ Der Rest arbeitet dran, plant gerade oder denkt zumindest darüber nach. Und einige wenige planen, darüber nachzudenken. Ernüchternde Zahlen. IDC-Beraterin Sabrina Schmitt befürchtet, dass die Realität noch düsterer aussieht, „da Selbsteinschätzungen tendenziell positiver ausfallen“. Sie geht davon aus, dass die meisten „Unternehmen noch eine lange Reise vor sich haben“

„Klappt doch auch so!“ Ehrlich?

Warum also packen einige Unternehmen nicht einmal die Koffer für diese Reise? Dafür gibt es Gründe. Dazu zählt das Festhalten am Bewährten: „Klappt doch auch so!“ Das Neue – das liegt in der Natur der Sache – hat sich noch nicht bewähren können. Ein zweiter Grund: Wer Prozesse digitalisiert, muss erprobte Abläufe ändern, sich mit darob ergrimmten Mitarbeitern arrangieren und zudem Geld für die digitale Lösung investieren. Also zucken viele Unternehmen zurück: „Klappt doch auch so!“

Nun ja. Auf die Frage, wofür sie im Umgang mit Dokumenten am meisten Zeit aufbringen, sagen zwei Drittel der Büroangestellten: fürs Suchen. Bis zu zwei Stunden verplempern sie damit jeden Tag. Weil die Rechnung beim Kollegen auf dem Schreibtisch liegt, die Personalakte falsch einsortiert ist oder die Kollegin sich – versprochen! – direkt nach ihrem Urlaub kümmern wird. So richtig klappt es offenbar nicht …

Schnuppern statt „volles Risiko“

Um bei skeptischen Unternehmen das Suchen durch Finden zu ersetzen, braucht es ein Angebot zum Ausprobieren. Etwas, das einfach und überschaubar ist, etwas zum Schnuppern. Genau diese Schnupperlösung bietet TA Triumph-Adler jetzt an: TASIM heißt dieses Angebot, was für TA Smart Information Manager steht. Es erlaubt (nicht nur den zögerlichen) Unternehmen den einfachen Einstieg in effiziente, digitale Prozesse.

Mit TASIM können alle Daten zentral an einem Ort gespeichert und ortsunabhängig abgerufen werden. Der TA Smart Information Manager kann allerdings noch mehr: Er erlaubt die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten in genau festgelegten Workflows. Um das an einem Beispiel zu konkretisieren:

  1. Eine Rechnung kommt per E-Mail im Einkauf an.
  2. Die Rechnung wird indexiert und der Einkauf stößt den notwendigen Workflow an.
  3. Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
  4. Der zuständige Projektmanager erhält die Rechnung zur Freigabe.
  5. Die freigegebene Rechnung geht zurück zur Buchhaltung und wird kontiert.

TASIM sorgt also dafür, dass alle Rechnungen einfach per Klick an die zuständige Person weitergeleitet werden – ohne weiteren personellen Aufwand. Dass die Mitarbeiter an bisherigen Prozessen festhalten, ist nicht zu erwarten: Sie sind ja selbst froh, wenn sie Suchen durch Finden ersetzen können.

Wenn unser Leben schon ständig digitaler wird, wollen wir zumindest etwas davon haben. Zum Beispiel weniger Frust beim Suchen. Und mehr Zeit fürs wirklich Wichtige.

TASIM: der Einstieg ins Dokumentenmanagement

Dokumente sind wichtige Informationsträger und eng mit definierten Arbeitsabläufen verknüpft. Angesichts ihrer steigenden Anzahl ist dabei eine effiziente Verwaltung unverzichtbar, sonst entstehen immer höhere Aktenberge und unübersichtliche Archive – und Mitarbeiter verbringen viel zu viel Zeit mit der Suche nach der richtigen Information. TASIM, der TA Smart Information Manager, ermöglicht Unternehmen einen einfachen, browsergestützten Einstieg ins (DMS). Mehr erfahren Sie hier.