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ECM: Workflows einfach effizienter gestalten

Im Fachmagazin FACTS erzählt ECM-Experte Stefan Halupka, warum digitale Dokumentenprozesse sich lohnen und wie Nord-Ostsee Automobile von einer ganzheitlichen Lösung profitiert.

Nord-Ostsee Automobile ist ein Autohändler mit 16 Standorten in Schleswig-Holstein und Hamburg. Jeden Tag werden Dutzende von Autos verkauft, gewartet und repariert. Kunden sehen die Verkaufsräume und vielleicht noch die Mechatroniker beim Schrauben, Messen und Prüfen. Was sie nicht sehen: wie viele Dokumente nötig sind, damit Ersatzteile rechtzeitig eingebaut werden, an Wartungstermine erinnert wird und nicht zuletzt Mahnungen fristgerecht rausgehen.

Das Gute daran: Hierfür braucht es immer weniger Papier. Nord-Ostsee Automobile stellt um auf ein digitales Dokumentenmanagement. Begonnen hat das in der Finanzabteilung mit einem konsequent digitalen Rechnungs-Workflow, erinnert sich Jörn Sander, Head of Finance (CFO) und Mitglied der Geschäftsführung. Früher waren Dokumente schon mal sieben Tage unterwegs, bevor sie auf dem richtigen Schreibtisch landeten. „Das ist natürlich nicht mehr zeitgemäß“, sagt Monika Frühling, als Teamleiterin zuständig für das Finanzmanagement bei Nord-Ostsee Automobile.

Externer Support unterstützt effiziente Digitalisierung

Für die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts klopfte der Autohändler bei TA Triumph-Adler an, dem ganzheitlichen IT-Lösungsanbieter für Dokumentenprozesse. Im ersten Schritt wurden die bestehenden Abläufe analysiert und Optimierungsvorschläge unterbreitet. Das Ergebnis hat überzeugt, sodass beim Autohändler bereits weitere Prozesse digitalisiert werden. „Auf unserem Digitalisierungskurs benötigen wir umfassendes Know-how“, sagt CFO Sander, TA Triumph-Adler sei hierfür der richtige Partner. „Am Beispiel Nord-Ostsee Automobile lässt sich sehr gut verdeutlichen, wie einfach und zügig die Umstellung gelungen ist und welche Verbesserungen im Workflow sich – auch auf monetärer Seite – eingestellt haben“, sagte Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler, jüngst dem Fachmagazin FACTS.

Im Fall von Nord-Ostsee Automobile wird das Dokumentenmanagement nicht auf einen Schlag, sondern Schritt für Schritt digitalisiert. Möglich ist das über ein Enterprise-Content-Management-System, kurz ECM. Mit dieser Softwarelösung lassen sich Inhalte digital erfassen, verwalten, bereitstellen und archivieren. Dafür werden Dokumente auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durchs Unternehmen geleitet. Praktisch daran ist: ECM-Systeme sind modular aufgebaut, sie können passgenau für eine Abteilung gestaltet werden.

ECM mit einem Pilotprojekt starten

TA-Experte Stefan Halupka empfiehlt, mit einem Pilotprojekt zu starten und dafür den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung zu identifizieren. Den idealen Einstieg bietet meist die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Ein geeignetes ECM-System schafft Sicherheit und macht Rechnungen einfacher auffindbar und jederzeit abrufbar. Das Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD) ist gewährleistet. Die digitale Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet laufende Meter an Aktenordnern. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert. Nicht nur im Büro, sondern auch von unterwegs oder im Homeoffice können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per ECM auf Dokumente zugreifen, Lieferscheine prüfen oder Aufträge freigeben.

Auch in Zukunft setzt Nord-Ostsee Automobile auf TA Triumph-Adler als Digitalisierungspartner, um Prozesse zu optimieren. Aktueller Stand der Dinge: Bislang wurden gemeinsam nach der Finanzbuchhaltung mit den passenden ECM-Modulen auch der Posteingang, die Personal- und Kfz-Akten sowie das Vertrags- und Bewerbermanagement digitalisiert.

Hier können Sie das Gespräch mit Stefan Halupka im Fachmagazin FACTS herunterladen.

Wollen Sie einen Eindruck von ECM in der Praxis gewinnen? Im nachfolgenden Video erfahren Sie mehr.

Ansprechpartner:

Stefan Halupka
Vertriebsdirektor Content Services

Zur Person:
Der Wirtschaftsinformatiker und Vertriebsexperte ist nach Stationen bei Canon und Pitney Bowes seit April 2020 bei TA Triumph-Adler.

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