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Was ist die digitale Lieferantenakte?

Mehr Tempo bei fehlerfreien Prozessen, Kostenvorteile und bessere Geschäftspartnerschaften: welche Vorteile der Umstieg auf digitale Lieferantenakten hat und wie einfach er gelingt.

Ob Verträge oder Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine: Der gesamte Papierkram zwischen Geschäftspartnern wurde früher gewissenhaft in Aktenordnern festgehalten. Ein Griff und das Suchen geht los. Das ändert die digitale Lieferantenakte. Alle Unterlagen werden in elektronischen Ordnern strukturiert erfasst, bearbeitet und gespeichert. Gesuchte Dokumente und Informationen sind sofort zu finden, nur einen Klick entfernt. Die digitale Lieferantenakte sorgt für reibungslose und schnelle, transparente und nicht zuletzt fehlerfreie Abläufe. Sie verkürzt die Durchlaufzeiten von Rechnungen und ermöglicht, dass alle Bestellvorgänge auf einen Blick verfügbar sind – so lassen sich Einkaufsprozesse effizienter gestalten.

In der digitalen Lieferantenakte kann der gesamte „Purchase to Pay“-Prozess abgebildet werden, also der Ablauf von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur bezahlten Rechnung. Der Einsatz passgenauer elektronischer Workflows entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Routineaufgaben, senkt die Fehlerquote und erhöht zugleich die Arbeitszufriedenheit.

Workflow im digitalen Dokumentenmanagement

Doch es geht um mehr als Workflows. Auf Grundlage der vollständig vorliegenden Informationen können Angebote besser ausgewertet und Verhandlungen zielgerichteter geführt werden. Eine fundiertere Kaufentscheidung ist das Ergebnis. Auch Auswahl, Pflege und Entwicklung von Lieferanten sind wichtige Aufgaben rund um den Beschaffungsprozess. Indem digitale Lieferantenakten beispielsweise für bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral sorgen, sparen sie bares Geld. Und garantieren damit, dass gute Geschäftsbeziehungen nicht unnötig belastet werden.

3 Vorteile im digitalen Dokumentenmanagement

Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Die Abkürzung steht für Enterprise Content Management: Softwarelösungen, die das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur Archivierung über digitale Workflows steuern. Ebenso ist es möglich, einzelne Bereiche – etwa das Lieferantenmanagement – auf elektronische Abläufe umzustellen. Egal wie umfassend das Dokumentenmanagement digitalisiert wird, gibt es drei überzeugende Vorteile:

  1. Sie sparen Zeit! ECM-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche samt Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden.
  2. Sie gewinnen Unabhängigkeit! Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben ECM-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch unterwegs oder vom Homeoffice aus auf die Dokumente zugegriffen werden.
  3. Sie können sicher archivieren! Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern Dokumenten-Management-Systeme sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen.

Die digitale Akte macht alle Lieferantenvorgänge auf einen Blick verfügbar. Bestellungen oder Rechnungen werden so automatisiert wie gewünscht in digitalen Workflows beim Lauf durchs System geleitet. Bei Nachfragen – auch der Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und ebenso aktuell wie verlässlich Auskunft geben.

Von analogen zu digitalen Lieferantenakten

Viele Unternehmen scheuen sich vor einem Umstieg auf digitale Lieferantenakten, da viele Lieferscheine und Rechnungen derzeit noch auf Papier eingehen. Tatsächlich müssen diese Papierdokumente noch am MFP eingescannt werden, doch anschließend werden sie direkt und automatisch in den richtigen Ordnern abgespeichert – das übernimmt die ECM-Software!

So führt die digitale Lieferantenakte alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt, samt dem gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird auf dem MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert. Das mühsame Suchen von Rechnungen in irgendwelchen E-Mail-Anhängen gehört endgültig der Vergangenheit an. 

Digitale Lieferantenakte: jederzeit und überall Zugriff

Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte zeit- und ortsunabhängig für:

  • die direkte Verfügbarkeit von allen Informationen an einem zentralen Ort
  • eingesparte Kosten durch effizientere Workflows
  • archivierte und auf Wunsch auch revisionssichere Korrespondenzen mit Lieferanten
  • bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral

So werden aus Geschäftsbeziehungen vertrauensvolle Partnerschaften. Und bleiben es auch.

Lieferanten im Blick mit TA Triumph-Adler

Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick: Die digitale Lieferantenakte ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Sie sorgt für Überblick und beschleunigt die Einkaufsprozesse.

Alles aus einer Hand: TA Triumph-Adler

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