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Was ist die digitale Personalakte?

Auf Knopfdruck alle relevanten Informationen über Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einen Blick: Es gibt gute Gründe, warum die digitale Personalakte die Papierdokumente ablöst.

Informationen über jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter werden in Personalakten gesammelt. Früher wurden die Dokumente auf Papier in Aktenordnern gebündelt, heute in elektronischen Ordnern als Teil eines digitalen Dokumentenmanagements. Die digitale Personalakte übernimmt die Stammdaten aller Beschäftigten und sammelt sämtliche Informationen an einem zentralen Ablageort. Dabei werden vorhandene Ablagestrukturen auf Wunsch unverändert übernommen. Das steigert die Effizienz der Arbeit – das Stöbern in Aktenordnern entfällt – und sorgt für Platzgewinn. Aktenschränke werden überflüssig, nicht mehr benötigte Papierdokumente können ausgelagert werden.

Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen. Zudem erlaubt das Software-Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen und Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen. Passgenaue Suchfunktionen garantieren, dass sämtliche Details aller Akten noch nach Jahren in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen.

Die „mitdenkende“ Personalakte

Von der Personalplanung und -verwaltung über Gehaltsabrechnungen bis zu Weiterbildungsmaßnahmen: Die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Umso besser, wenn die digitale Personalakte „mitdenkt“. Durch eine Reminder-Funktion erinnert sie per E-Mail beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch vor Vertragsablauf. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können.

Die digitale Personalakte ist ein Modul einer ECM-Software. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management. Diese Softwarelösungen erlauben das digitale Erfassen, Bearbeiten, Speichern und Bereitstellen von Dokumenten. Zudem werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die etwa Krankmeldungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. Das macht Abläufe bequemer und spart langfristig Zeit und Geld. Daher lohnt es sich für Unternehmen aller Größenordnungen, die Möglichkeiten digitaler Personalakten für sich zu prüfen und zu nutzen.

ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt, es gibt spezielle Lösungen für bestimmte Aufgaben – wie etwa die Personalverwaltung. Es ist möglich, das Dokumentenmanagement schrittweise zu digitalisieren, indem immer mehr Module übernommen werden. Als sinnvolle Ergänzung zur digitalen Personalakte hat sich das elektronische Bewerbermanagement bewährt.

Was die digitale Personalakte kann

Je nach Anbieter verfügen digitale Personalakten über unterschiedliche Features. Allerdings gibt es einige grundsätzliche Anforderungen, die alle diese ECM-Module erfüllen sollten:

  • Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten mit individueller Registerstruktur und integrierter Volltextsuche
  • Verbindliche Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
  • Automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff bzw. Lese-Erlaubnis nach Berechtigungsschlüssel
  • Protokollierung der verschiedenen Versionen eines Dokuments
  • Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert
  • Vorlagen- und Fristenverwaltung
  • Monitoring von Pflichtdokumenten (wie etwa Arbeitsverträgen)
  • Wiedervorlage bei Bedarf

Der Datenschutz wird dadurch gewährleistet, dass sich alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum Urlaubsschein – an einem Ort befinden und der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert wird.

Datenschutz mit der digitalen Personalakte

Sensible Daten sind digital leichter zu schützen als mit Papierakten. Softwarebasierte Systeme arbeiten mit Verschlüsselungen und können Daten automatisiert und mit Berechtigungen versehen ablegen. Das ist mit Papierdokumenten kaum zu gewährleisten. Allerdings sind der Zugriff auf die Informationen der digitalen Personalakte und ihre Verwaltung auf möglichst wenige Personaler zu beschränken, da es hier um sensible, vertrauliche Dokumente geht. Um die Vorgaben des Bundesdatenschutzes und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, müssen Arbeitgeber die explizite Einwilligung aller Beschäftigten zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung einholen.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben laut Betriebsverfassungsgesetz jederzeit das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Sie dürfen sich dabei Notizen machen und bei Bedarf bestimmte Dokumente kopieren. Darüber hinaus können sie auch Stellung zum Inhalt ihrer Personalakte nehmen, etwa in Form von schriftlichen Erklärungen oder Gegendarstellungen zu bestimmten Inhalten. Ebenso können sie fordern, nachweislich unrichtige Angaben aus dieser Akte zu entfernen.

Übrigens: Sobald personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern automatisiert verarbeitet werden, müssen Unternehmen laut Datenschutzgesetz einen Datenschutzbeauftragten bereitstellen. Dafür können auch externe Spezialistinnen oder Spezialisten gebucht werden.

Personalakten: der Weg von Papier zu digital

Da ihre Vorteile gegenüber analogen Akten besonders augenfällig sind, wird die digitale Personalakte oft als Pilotprojekt für den Einsatz von ECM-Lösungen ausgewählt. Die größte Hürde, um überhaupt anzufangen? „Dass die vorliegenden Akten erst einmal komplett digitalisiert werden müssen“, sagt Konstantin Schäfke, ECM-Produktmanager bei TA Triumph-Adler. Allerdings werde der Aufwand häufig überschätzt. Moderne Scansysteme wandeln Papierdokumente und PDF-Dateien beim Scannen am MFP so um, dass sie direkt dem richtigen Ordner zugeordnet werden und dort sofort zu bearbeiten sind. Wer seinen gesamten Aktenbestand digitalisieren lassen will, sollte diese – aufgrund der vielen Regalmeter – häufig umfangreiche Aufgabe allerdings besser an spezialisierte Anbieter auslagern.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Eine exakte Definition, was eine Personalakte ist und was sie enthalten muss, gibt es nicht. Konsens besteht darüber, dass die Personalakte eine Sammlung von Daten oder Vorgängen ist, die sich auf eine einzelne Arbeitnehmerin bzw. einen einzelnen Arbeitnehmer beziehen, und möglichst vollständige und sorgfältige Angaben über diese Person in ihrem Arbeitsverhältnis enthält. Personalakten enthalten daher unter anderem

  • Gehaltsabrechnungen
  • Arbeitsvertrag
  • Bewerbungsunterlagen
  • Angaben zur Sozialversicherung, etwa zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen
  • Personalfragebögen
  • Leistungsbeurteilungen und Arbeitszeugnisse (auch über Fortbildungen)
  • Urlaubsanträge und Bewilligungen
  • Krankheitsbescheide
  • Ergebnisse von Auswahlprüfungen 
  • Abmahnungen (die üblicherweise nach zwei Jahren wieder entfernt werden)
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und -nehmer mit Bezug zum Arbeitsverhältnis
  • Berichte über Arbeitsunfälle
  • Vermerke über die Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • Angaben über Lohnpfändungen
  • Und ganz zum Schluss: Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnis

Privates über Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter gehört nicht in die Personalakte. Ärztliche Unterlagen, auf die Arbeitgeber keinen rechtlichen Zugriff haben, sind ebenso tabu wie Listen über Krankentage.

4 Tipps zum Einführen der digitalen Personalakte

  1. Den passenden Anbieter auswählen
    Wer seine Personalverwaltung digitalisieren will, muss die rechtlichen und vor allem technischen Voraussetzungen klären. Das neue System muss mit den bereits genutzten Softwarelösungen kompatibel sein. Die Installation und die Umstellung auf digitale Abläufe sollten schnell und problemlos möglich sein, die gewählte Lösung sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. „Usability“ ist daher ebenfalls wichtig – das technologisch beste System nervt, wenn es umständlich zu bedienen ist.
  2. Die Umstellung als Projekt verstehen
    „Mal so eben“ Abläufe digitalisieren – das geht schief. Deshalb ist es sinnvoll, das Umsteigen auf ein digitales Dokumentenmanagement als Projekt zu verstehen, das alle Betroffenen gemeinsam angehen. Das sind (mindestens) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem HR- und dem IT-Bereich sowie der Betriebsrat.
  3. Festlegen, wer was darf
    Um soliden Datenschutz zu gewährleisten, muss frühzeitig geklärt werden, wer auf welche Daten zugreifen und wer sie bearbeiten darf. Dieses Konzept muss stehen, bevor das digitale Dokumentenmanagement konkret genutzt wird.
  4. Wichtige Papierdokumente digitalisieren
    Digitale Personalakten nutzen wenig, wenn die elektronischen Ordner leer sind. Deshalb müssen sämtliche wichtigen Papierdokumente vor dem Umstieg digitalisiert, sprich: gescannt werden. Dieses Scannen nimmt erfahrungsgemäß einiges an Zeit in Anspruch. Diese Aufgabe kann daher auch an spezialisierte Dienstleister übertragen werden. Und dann? Kann’s losgehen!

Digitale Personalakten? TA Triumph-Adler!

Alle relevanten Informationen über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einen Blick: Die digitale Personalakte ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Weitere ECM-Module im Leistungsportfolio von TA Triumph-Adler sind Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Projekt- und Lieferantenakten, Vertragsmanagement, Kfz-Akten und nicht zuletzt Pflegeakten.

Alles aus einer Hand: TA Triumph-Adler

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