DER ZWANG ZUR DIGITALEN RECHNUNG

Digital wird Pflicht: die XRechnung

#Digital Office #IT #Effizienz

Mit der XRechnung setzen die Behörden einen neuen Standard für digitale Rechnungen. Was anfangs nur für den öffentlichen Dienst gilt, wird sich wahrscheinlich flächendeckend durchsetzen.

Der deutsche Staat zwingt Unternehmen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Rechnungen auf Papier ignoriert er ebenso wie Rechnungen im PDF-Format. Wer Geld sehen will, muss seine Forderung ab dem 27. November 2020 als XRechnung einreichen. Wer öffentliche Auftraggeber nicht als Kunden verlieren will, muss auf das neue Format umstellen.

Drei von vier Rechnungen werden auch im Jahr 2020 noch immer auf Papier verschickt. Für das restliche Viertel, die digitalen Rechnungen, hat sich das PDF-Format quasi zum Standard entwickelt. Das Problem für deutsche Behörden: Sie dürfen keine PDFs annehmen, da die nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechen. Die Vorgaben der Europäischen Union verlangen, dass digitale Dokumente ohne manuellen oder technischen Aufwand weiterverarbeitet werden können. Das überfordert PDFs. Die XRechnung hingegen basiert auf einem XML-Datensatz, der automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

Erst die Behörden, dann die Unternehmen

Seit April 2020 sind alle deutschen Behörden – von Bundes- bis Gemeinde-Ebene – in der Lage, XRechnungen zu bearbeiten. Allerdings nehmen nicht alle Behörden den 27. November 2020 als Stichtag. Der gilt – außer in Bremen – nur für Bundesbehörden, und bei denen wiederum nur für Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro. Der Rest der Behörden folgt mehr oder minder gemächlich. In Hessen wird die XRechnung erst 2024 zur Pflicht, in anderen Bundesländern bleibt der neue Rechnungsstandard vorerst eine Option und wird nicht zur Pflicht.

Wer keine Geschäfte mit der öffentlichen Hand macht, kann das neue Format vorerst ignorieren – allerdings nicht für lange. Experten sind sich sicher, dass sich die XRechnung auf breiter Fläche durchsetzen wird. Dafür nennen sie zwei Gründe:

  1. Unternehmen werden keine zwei unterschiedlichen Rechnungsformate nutzen wollen, einmal für Behörden und einmal für andere Geschäftspartner. Also werden irgendwann alle Rechnungen per XRechnung erstellt.
  2. Die EU-Richtlinie gilt derzeit nur für Behörden, ist aber bewusst für den B2B-Bereich gedacht. Es wäre daher keine Überraschung, wenn die Europäische Union die XRechnung schon bald auch für Unternehmen zur Pflicht macht.

Der Gedanke der EU-Bürokraten ist schlüssig: Schluss mit dem Kuddelmuddel an Rechnungsformen. Die Botschaft kommt an, wie der aktuelle „Digital Office Index“ des Branchenverbands Bitkom zeigt. Zwei Drittel der befragten Unternehmen setzen bereits überwiegend auf elektronische Rechnungen, 10 Prozent haben umgestellt auf die XRechnung. Bei größeren Unternehmen liegt dieser Anteil sogar bei 32 Prozent.

Wird ZUGFeRD zum lahmen Gaul?

In Deutschland sind die „Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, kurz ZUGFeRD, als verbindliches digitales Rechnungsformat gemeinsam von Behörden, Verbänden und Unternehmen entwickelt worden. ZUGFeRD ist ein hybrides Dateiformat: Es enthält eine PDF-Datei und einen maschinell auslesbaren XML-Datensatz. Dieses Format ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden – genau das, was die EU fordert.

Seit der Version 2.1.1 enthält ZUGFeRD ein Profil für die XRechnung, damit gibt es zwischen beiden Formaten keine Probleme mit der Kompatibilität. ZUGFeRD wird also keineswegs zum lahmen Gaul., was auch die Zahlen des „Digital Office Index 2020“ zeigen. 15 Prozent der Befragten nutzen ZUGFeRD, bei Großunternehmen sind es sogar 28 Prozent.

Wie werden XRechnungen erstellt?

Wer seine Buchhaltung auf XRechnung umstellen will, hat drei Optionen.

  1. Manuelle Eingabe der Daten in die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder das Webportal der Bundesdruckerei zur Rechnungseingabe (OZG-RE). Dieses Vorgehen bietet sich vor allem für Unternehmen an, die eher selten eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber stellen.
  2. In die Buchhaltungsprogramme spezialisierter Anbieter ist die XRechnung bereits eingebunden. Unternehmen können diese Dienstleister-Software problemlos nutzen.
  3. Wer mag, kann die XRechnung natürlich auch in die eigene Software integrieren.

Was die digitale Verwaltung der Rechnungen angeht, ändert sich in allen drei Fällen übrigens nichts: DMS- und ECM-Lösungen können die XRechnung ebenso verarbeiten wie PDF-Rechnungen.

Ein Umstieg auf ZUGFeRD und XRechnung bietet sich vor allem für das Gros der deutschen Unternehmen an, die ihre Rechnungen bislang unverdrossen per Papier verschickt haben. So überspringen sie diverse Zwischenschritte und nutzen den Standard von morgen – schon heute.

TA Triumph-Adler hilft, XRechnungen digital zu verwalten

Wer von Papier- auf digitale Dokumente umstellt, achtet auf zwei zentrale Anforderungen. Erstens: Es braucht einen Workflow zum elektronischen Bearbeiten der Dokumente. Zweitens: Ebenso wichtig ist eine sinnvolle Struktur zum Speichern und Archivieren der Dokumente. So ist jederzeit klar, auf welchem Bearbeitungsstand beispielsweise eine Rechnung ist. Abgelegte Rechnungen können mit einem Klick aufgerufen werden – ohne langwieriges Suchen. Das gilt selbstverständlich auch für die XRechnung.

TA Triumph-Adler bietet verschiedene Optionen für die digitale Dokumentenverwaltung an. Wem standardisierte Workflows ausreichen, ist mit einer DMS-Lösung optimal bedient. Diese Lösungen gibt es als TASIM für den Browser-Betrieb und als TABO für den Einsatz mit Software-Client. TABO kann mit zusätzlichen Funktionen zum TABO Professional verstärkt werden. Wer individualisierte Abläufe schätzt, sollte auf eine maßgeschneiderte ECM-Lösung von TA Triumph-Adler setzen. Wollen Sie mehr erfahren? Dann klicken Sie hier.