Sieben Sekunden statt sieben Tage

Nord-Ostsee Automobile hat seine Finanzbuchhaltung digitalisiert. Die ECM-Lösung erleichtert den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Autohändlers die Arbeit – und erfreut die Kunden.

Früher waren Dokumente schon mal sieben Tage unterwegs, bevor sie auf dem richtigen Schreibtisch landeten. „Das ist natürlich nicht mehr zeitgemäß“, sagt Monika Frühling, als Teamleiterin zuständig für das Finanzmanagement bei Nord-Ostsee Automobile. Doch ein historisch gewachsenes System der Finanzbuchführung, das wechselt man nicht ohne Not. Es brauchte einen Anlass. Genau diesen Anlass bot die Verschmelzung der Herbert Mühle GmbH auf den Autohändler: Auf einmal stießen vier größere Standorte zur Gruppe und Nord-Ostsee Automobile wuchs auf 16 Standorte mit mehr als 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Grund genug, die Finanzbuchhaltung zu digitalisieren. Keine leichte Aufgabe, denn der Autohändler ist an die Vorgaben mehrerer Hersteller gebunden. „Deren Anbindung an die Finanzbuchführung war eine der größten Herausforderungen“, erzählte Teamleiterin Frühling dem Handwerksblatt. „Unsere schwierigste Hausaufgabe war die Erarbeitung der Überleitungstabelle, da wir mit der Umstellung auch den Kontenrahmen gewechselt haben.“ Nord-Ostsee Automobile musste den Sonderkontenrahmen SKR 93 für Daimler-Vertragspartner auf den herstellerübergreifenden Kfz-Branchenkontenrahmen SKR 51 transferieren. Damit zog eine gänzlich andere Systematik in die Buchhaltung des Autohauses ein. Die Zuordnung zu einzelnen Geschäftsbereichen erfolgt flexibel über Kostenstellen. Die Finanzbuchhaltung arbeitet jetzt mit einem schlanken, übersichtlichen Kontenrahmen, der die Vorgaben heutiger Kfz-Marken berücksichtigt – und problemlos weitere Marken aufnehmen kann.

Die digitale Lösung: ECM

Die Basis dafür legt die ECM-Lösung für das Dokumentenmanagement, die Nord-Ostsee Automobile gemeinsam mit TA Triumph-Adler eingeführt hat. ECM steht für Enterprise Content Management: Das System speichert alle Dokumente ab, und das so, dass sie problemlos gefunden werden können. Außerdem ermöglicht die ECM-Lösung passgenaue Workflows zum Bearbeiten von Dokumenten, das sorgt für Transparenz und erhöht die Effizienz von Prozessen. Auf Deutsch: Es geht schneller.

Eigentlich wollte Nord-Ostsee Automobile nur das Rechnungswesen digitalisieren. „Wir haben uns im Vorfeld die Ist-Prozesse angeschaut und darauf basierend die Soll-Prozesse entwickelt“, sagt Erik Grochowski, Sales Manager – Content Services & ICT bei TA Triumph-Adler. Was an Prozessen sinnvoll war, wurde übernommen, alles andere hinterfragt und optimiert.

Mit TA Triumph-Adler auf Digitalisierungskurs

Das Ergebnis sorgte für so viel Freude, dass bei Nord-Ostsee Automobile auch andere Prozesse digitalisiert werden. „Auf unserem Digitalisierungskurs benötigen wir umfassendes Know-how“, sagt Jörn Sander, Head of Finance (CFO) und Mitglied der Geschäftsführung bei Nord-Ostsee Automobile. „TA Triumph-Adler ist hierfür der richtige Partner.“ Bisher wurden gemeinsam mit TA Triumph-Adler auch der Posteingang, die Personal- und Kfz-Akten sowie das Vertrags- und Bewerbermanagement digitalisiert.

Bei der Finanzbuchhaltung hat sich mittlerweile alles eingespielt, sie kann jederzeit von jedem Standort aus auf jede Eingangs- oder Ausgangsrechnung zugreifen. Das freut auch die Kundschaft. „Ob ein Kunde anruft, weil er eine Mahnung erhalten hat oder weil er bestimmte Positionen der Rechnung besprechen will“, sagt Teamleiterin Monika Frühling, „wir sind sofort auskunftsfähig.“ In sieben Sekunden statt in sieben Tagen.

Ansprechpartner:

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Erik Grochowski
Sales Manager – Content Services & ICT bei TA Triumph-Adler

Zur Person:
Vertriebsleiter Erik Grochowski, Jahrgang 1987, war nach der IT-technischen Ausbildung im IT Pre-Sales tätig. Seit 2016 bei TA Triumph-Adler, ist er heute Sales Manager für Digitalisierung & IT. Vertrieb und Beratung sind seine Leidenschaft!

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