ALTERNATIVE FÜR DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT

Die Sache mit der Cloud

#Digital Office #New Work

Digitale Prozesse erobern die Büros, dafür sorgen Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Doch wo sollen die Daten gespeichert werden? Auf eigenen Servern? Oder besser in der Cloud?

Wiedervorlage per Mausklick: DMS-Lösungen erfassen, verwalten und speichern Dokumente. So erlauben Dokumenten-Management-Systeme die Übersicht über alle Dokumente und ihren aktuellen Status. Die Dokumente werden auf standardisierten Workflows auf ihrem digitalen Weg über sämtliche Stationen begleitet. Es ist jederzeit klar, wo jedes Dokument gerade ist und welcher Schritt als nächster ansteht. Das Ergebnis: Suchen wird ersetzt durch Finden.

Kein Wunder also, dass DMS-Lösungen die Büros erobern. Wer sich intensiver mit ihren Funktionen und Vorteilen beschäftigen will: Das brandneue Whitepaper von TA Triumph-Adler „DMS – kleiner Schritt, große Wirkung“ steht hier zum kostenlosen Download bereit. 


Cloud oder „On Premises“?


Vor der Entscheidung für ein bestimmtes System steht die Frage, wo die Daten gespeichert werden sollen? Es gibt zwei Optionen: auf den eigenen Servern („On Premises“) oder ausgelagert in der Cloud. Mit der Cloud sind riesige Rechenzentren gemeint, in denen man sich einmietet, um seine Daten zu speichern und zu lagern. 

Daten außer Haus geben, an einen Dienstleister? Das war vor einigen Jahren noch verpönt. Doch die Skepsis schwindet, wie der „Digital Office Index 2020“ des Branchenverbands Bitkom zeigt. Nur 16 Prozent der befragten Unternehmen setzen auf „On Premises“-Lösungen, der Rest auf die Cloud. 


Weil es bequemer ist


Ein Grund dafür: Es ist einfach bequemer. Wer eine DMS-Lösung auf eigenen Servern will, muss die ausgewählte Infrastruktur installieren lassen – und das dauert mitunter einige Wochen. Eine Cloud-Lösung hingegen ist in der Regel sofort verfügbar. 

„On Premises“-Lösungen zeigen ihre Stärke eher, wenn es um die Verfügbarkeit geht: Anwender sind nicht vom Internet und von möglichen Engpässen in Datenleitungen abhängig. Geht es um zusätzlichen Speicherbedarf, ist die „On Premises“-Option oft kostengünstiger: Das Datenvolumen ist der größte Kostenfaktor bei Cloud-Lösungen. 


Wie sicher ist die Cloud?


Bleibt die Frage nach der Sicherheit. Subjektiv ist es sicherer, die Daten auf eigenen Servern zu wissen. Objektiv täuscht dieses Bauchgefühl, wie der Bitkom-„Cloud Monitor 2019“ mit Zahlen belegt. 37 Prozent der Befragten, die auf eigene Server setzen, berichten von Sicherheitsvorfällen. Bei Cloud-Nutzern lag der Anteil bei nur 26 Prozent. 

Die Cloud ist also sicherer als die eigene IT-Infrastruktur. Das liegt ausgerechnet daran, dass diese Rechenzentren regelmäßig angegriffen werden: Die Dienstleister nehmen diese Gefahr hochgradig ernst und setzen entsprechend rigide Sicherheitsstrategien auf allen Ebenen um – innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Cloud-Anbieter lassen sich regelmäßig auf ihren Sicherheitsstandard überprüfen, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. 


Und die bessere Lösung ist … 


Es spricht also einiges für die Cloud. Sie ist schnell verfügbar und skalierbar – das Datenvolumen kann problemlos erweitert oder reduziert werden. Das „Software as a Service“-Angebot der Dienstleister macht die interne Verwaltung überflüssig und bietet – aufgrund des verbindlichen Preismodells – eine verlässliche finanzielle Kalkulation.

Doch das spricht keineswegs gegen „On Premises“-Lösungen. Wer seine Daten lieber auf eigenen Servern weiß, profitiert von einer flexibleren Anbindung an interne Prozesse. Und wer seine eigene IT-Abteilung nicht damit belasten will: Auch die Hege und Pflege des „On Premises“-Dokumentenmanagements lässt sich an externe Dienstleister auslagern. 

Die DMS-Lösungen von TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler hat drei leistungsstarke DMS-Lösungen im Angebot. Sie unterscheiden sich darin, wie und wo die Daten gespeichert werden. yuuvis® Impulse legt Dokumente strukturiert in der Cloud ab. Der Vorteil für Unternehmen: Sie brauchen keine eigenen Server für die Datenverwaltung, sondern mieten sich in der Cloud ein („Software as a Service“). Damit sinkt der Installationsaufwand auf null. Für TASIM, den TA Smart Information Manager, wird ein Server benötigt, auf dem zentral alle Dokumente abgespeichert werden. Da TASIM browsergestützt läuft, muss die Software nicht auf jedem Computer installiert werden. Auch für TABO (TA Business Optimizer) sind Server nötig, die zentral alle Dokumente abspeichern und auf die Anwender via Software-Client zugreifen. Die TABO Software muss daher auf den Computern jedes Nutzers installiert werden. Workflows und andere Einstellungen können beim Upgrade TABO Professional stark individualisiert werden.

Wer sich intensiver mit Dokumenten-Management-Systemen und ihren Funktionen und Vorteilen beschäftigen will, sollte einen Blick in das neue Whitepaper von TA Triumph-Adler werfen. Es heißt „DMS – kleiner Schritt, große Wirkung“ und steht hier zum kostenlosen Download bereit.