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DMS-Vertragsmanagement: So geht’s richtig
#Effizienz #Wirtschaft #Digitalisierung #Datenschutz #DMS #TABusinessOptimizer

Die wenigsten Mitarbeiter in Unternehmen wissen auf Anhieb, wo Verträge abgelegt sind, welche Fristen einzuhalten sind oder ob man vielleicht neu verhandeln sollte. Selbst kleinere mittelständische Firmen haben laufende Verträge, die sie eigentlich gar nicht mehr brauchen – für die sie aber trotzdem monatlich zahlen. Das Problem, weiß TA Experte Frank Dembach, ist oft eine ineffiziente Verwaltung. Warum sich ein DMS-Vertragsmanagement, also ein digitales Vertragsmanagement, lohnt, erklärt er hier.


„Ich würde jede Wette eingehen, dass viele Unternehmen nicht über ihre Verträge informiert sind“, sagt Frank Dembach, Business Development Manager ECM bei TA Triumph-Adler. Hier ein Wartungsvertrag, dort eine Telefonabrechnung – nahezu jeder geschäftlichen Bewegung liegt ein Vertrag zugrunde. Nachvollziehbar, dass man nicht alle vor Augen hat. Das hat jedoch zur Folge, dass Verträge über viele Jahre einfach weiterlaufen.

„Brauch ich nicht“, ist der erste Impuls vieler Firmen, wenn es darum geht, ein DMS- Vertragsmanagement einzuführen. Beim genaueren Hinsehen auf dieses Vertragsmanagementsystem als integrierte DMS-Lösung wird allerdings schnell klar, was dadurch an Kapital verschwendet und an Potenzial ungenutzt bleibt: „Bei einem Unternehmen haben wir einmal 13 Verträge mit Telefonanbietern ausfindig gemacht, dabei gab es nur zwölf Niederlassungen“, erzählt Dembach. „Das sind Dauerverträge, deren Abbuchungen auf keiner Abrechnung mehr auffallen.“

Warum Vertragsmanagement sinnvoll ist

Gerade in kleineren Unternehmen gibt es keine eigene Abteilung, die sich primär mit Verträgen beschäftigt. Und genau das ist das Problem: Es fehlt der Überblick. Das kann für Unternehmen teuer werden. Schon bei einem vergessenen Telefonvertrag über 50 Euro monatlich kommt man auf 600 Euro im Jahr. Perspektivisch betrachtet, macht sich schon hier der Einsatz einer DMS-Lösung für Unternehmen bezahlt.

Abhilfe verspricht ein DMS-Vertragsmanagement, mit dem man seine Verträge im Griff hat. Zudem schafft es Transparenz, Compliance und Steuerungsmöglichkeiten in den Geschäftsbeziehungen: „Ein DMS-Vertragsmanagement verwaltet Verträge systematisch und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zentral gebündelt werden und jederzeit auffindbar sind“, sagt Dembach. Praktisch: Dafür braucht es meist keine Schnittstellen oder eine Integration in Fremdsysteme. „Verträge können einfach eingescannt, abgelegt und klassifiziert werden, ohne zusätzliche Software.“

Im Wesentlichen geht es darum, Kosten zu sparen. Das heißt, Verträge zu finden, die man nicht mehr braucht, oder alte Konditionen von Verträgen neu zu verhandeln, um bessere Bedingungen zu bekommen. Ein gutes DMS-Vertragsmanagement unterstützt aber auch das Wachstum und somit die Wettbewerbsfähigkeit: „Langfristig kommt kein Unternehmen am Thema DMS-Vertragsmanagement vorbei. Es lohnt sich, sich früh um ein aktives Management von Verträgen zu kümmern“, sagt Dembach. „Auf diese Weise wird es von Anfang an in das natürliche Wachstum des Unternehmens eingebunden und bremst keine Prozesse aus.“

Top-5-Nutzen einer Vertragsmanagement-Software

Die klassischen Herausforderungen bei Verträgen sind eine fehlende Übersicht, unklare Verantwortlichkeiten und Datenschutzwidrigkeiten im Zuge der DSGVO. Integriert man jedoch ein aktives DMS-Vertragsmanagement, ergeben sich folgende Vorteile:

  • Alle Informationen an einem Ort: Oft wird ein Vertrag irgendwo dezentral von einer Fachabteilung abgelegt. Das Problem: Wo liegt das Original? Und in welchem Postfach steht die dazugehörige Korrespondenz? „Genau das ist der wesentliche Unterschied zu vorher“, sagt Dembach: „Mit einem DMS-Vertragsmanagement liegen alle Verträge zentral – zusammen mit den entsprechenden Informationen.“ 
  • Einfache Planbarkeit: „Immer dann, wenn zum Beispiel die Jahrespauschale für die Gebäudeversicherung ansteht, bekommt der Geschäftsführer eine Erinnerung. So bleiben Verbindlichkeiten, die normalerweise leicht vergessen werden, auf der Agenda“, sagt Dembach.
  • Kosten im Blick: Alle Ausgaben hat man dank des DMS-Vertragsmanagements nicht nur „auf dem Schirm“, sondern auch fest im Griff: Verträge, die man nicht mehr braucht, kann man fristengerecht kündigen. „Und weil man Vertragskonditionen per Mausklick vorliegen hat, lässt sich leichter neu verhandeln“, fügt Dembach hinzu.
  • Keine mühsame Suche: Sie wollen gezielt nach Informationen suchen? Kein Problem mithilfe einer Volltextsuche. „Das spart enorm viel Zeit und beschleunigt die Prozesse“, sagt Dembach.  
  • Compliance-konformes Arbeiten: Nicht jeder Mitarbeiter soll zum Beispiel auf sensible Daten zugreifen können. „Deswegen kann man in der Software auch für jede Abteilung regeln, wer Zugriff hat und wer nicht“, sagt Dembach.

Tipp vom Experten: Es braucht übrigens keine große Schulung, um Mitarbeiter an das DMS-Vertragsmanagement heranzuführen. Laut des TA-Experten kann in 20 Minuten Einarbeitungszeit jeder Neuling das System bedienen. „Man kann Verträge entweder direkt in die digitale Akte scannen oder per ‚Drag & Drop‘ vom Desktop oder E-Mail-Postfach zuweisen. Außerdem bekommt man zu jedem Vertrag immer ein Deckblatt, auf dem die wichtigsten Informationen und die Kontaktdaten der Ansprechpartner stehen“, sagt Dembach.

Digital nachvollziehbar und zentral abgelegt

Was ändert sich nach der Einführung des Systems im Arbeitsalltag? „Nichts“, sagt Dembach. „Man arbeitet jetzt zwar digital, aber die Information und die damit einhergehenden Abläufe bleiben dieselben.“ Was sich verändert hat: Alle Vertragsinhalte sind jetzt digital nachvollziehbar und an einem zentralen Ort abgelegt ­– samt einer Vertretungsregelung der Ansprechpartner, falls jemand ausfällt. „Deswegen ist es auch so leicht, ein solches aktives DMS-Vertragsmanagement einzuführen, das zudem keine Probleme bei der Einführung macht.“

Sie wollen auch andere Prozesse digitalisieren? Laut Dembach ist es für Unternehmen eine gute Strategie, mit einem DMS-Vertragsmanagement einzusteigen und dann langsam in das Thema reinzuwachsen – sowohl finanziell als auch prozessual. „Das Vertragswesen betrifft fast alle Abteilungen. Haben sich die Mitarbeiter einmal an die Software gewöhnt, kann man problemlos ausbauen.“

Fazit: Die eingangs erwähnte Wette würde unser TA-Experte sehr wahrscheinlich gewinnen: Die wenigsten Unternehmen setzten sich bewusst mit ihren Verträgen auseinander. „Nicht umsonst sprechen viele auch vom ‚leidigen Vertragswesen‘“, sagt Dembach. Besonders wenn es darum geht, auf die digitale Überholspur zu kommen, wird das Vertragswesen oftmals vergessen – dabei ist es eigentlich ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt. Sein Appell: Potenzial nutzen und langfristig Kosten sparen. TA Triumph-Adler hat ein kompaktes DMS-Vertragsmanagement entwickelt, das genau dort ansetzt. Sie wollen mehr wissen? Informationen zu Funktionen und Vorteilen des „TA BusinessOptimizers“ finden Sie in unserer Broschüre

Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft! Einfacher Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement: Der „TA BusinessOptimizer“ ist eine Server-Softwarelösung, in der zentral alle Dokumente abgespeichert werden können und auf die der Anwender via Softwareclient zugreifen kann. Das macht den Umgang mit Verträgen sowie Personal-, Kunden- und Lieferantenakten deutlich effizienter – und außerdem DSGVO-rechtskonform. Vier komfortable Apps (Contract ManagementHuman Resources, Sales & Distribution, Procurement) schaffen dabei eine zentrale Informationsplattform.

Die „Contract-Management-App“ auf einen Blick: 

Einkauf, Vertrieb und Controlling haben fachspezifische Anforderungen – der TA BusinessOptimizer Contract Management bündelt diese für Sie! Sämtliche Dokumente, Informationen und Anlagen sind dabei in übersichtlichen, digitalen Vertragsakten organisiert.

  • Infos zu Vertragspartner und -laufzeit sowie Anlage von fachspezifischen Unterordnern
  • Einfache Übernahme von Verträgen durch definierte Scanvorgänge
  • Digitale Dokumente werden per „Drag & Drop“ digitalen Akten zugewiesen
  • Ablage von E-Mails und Anhängen
  • Anzeige der gesamten Vertragshistorie per Mausklick