BEWERBER BESSER MANAGEN MIT ECM

ECM: Bewerber umgarnen statt vergraulen

#Digital Office #Managed Services #ECM

Wer qualifizierte Kandidaten gewinnen will, muss schnell und aussagekräftig auf ihre Bewerbungen reagieren. Wie das gelingt? Mit digitalem Bewerbermanagement als Modul einer ECM-Lösung.

Bewerber sind wie Fußball-Profis. Brillant genug für die Stammelf von Real Madrid, FC Liverpool oder Bayern München. Bis das erkannt wird, dürfen andere Arbeitgeber von dieser Brillanz profitieren – wenn sie gewillt sind, sie zu würdigen.

Klingt verdreht? Stimmt, da hat sich was gedreht. Die Stapel mit Bewerberunterlagen auf den Schreibtischen der Personaler sind erst geschrumpft, dann verschwunden. Zum einen, weil sie nur noch elektronisch eingehen. Zum anderen, weil selten etwas eintrudelt. Einige potenzielle Arbeitgeber haben offenbar nicht verstanden, dass jeder Kandidat und jede Kandidatin behandelt werden möchte wie ein verkappter Cristiano Ronaldo.

Auf jede Bewerbung sofort reagieren

Qualifizierte Bewerber können sich ihren Arbeitgeber aussuchen. Sie wissen, wie begehrt sie sind – und nutzen die Nachfrage, indem sie ihre Ansprüche hochschrauben. Das Geld soll stimmen, Homeoffice möglich sein und das Sabbatical ebenfalls. Überstunden hingegen werden gerade bei der nachwachsenden Generation Z ungern gesehen. Und wenn Feierabend ist, dann ist Feierabend. Das ist Neuland für Arbeitgeber, die es gewohnt sind, selbst umworben zu werden, und führt zu zwei groben Fehlern:

  • 1.  Arbeitgeber ignorieren bei Ausschreibungen die Vorlieben und Interessen der Bewerber. Und werden daher selbst ignoriert.

Die Aufgabe: überhaupt auf dem Radar möglicher Kandidaten auftauchen und dabei die eigenen – echten – Stärken herausstellen.

  • 2.  Wenn Bewerbungen eingehen, werden sie erst einmal gesammelt und anschließend gesichtet. Im dritten Schritt wird auf möglicherweise geeignete Kandidaten zugegangen.

Sorry, aber das ist zu spät. Ein Arbeitgeber, der nicht sofort (möglichst erfreut) reagiert, hat schon verloren. „Offenbar bin ich nicht willkommen“, denken die Kandidaten, verlagern ihre Aufmerksamkeit und heuern anderswo an.

Prozesse beschleunigen per ECM

Entsprechend wichtig ist sofortiges Feedback: „Danke für Ihre Bewerbung, ist eingegangen, wir melden uns!“ Noch wichtiger: Danach darf die Bewerbung keinen Staub ansetzen. Die Einladung zum Gespräch muss so schnell wie möglich folgen, möglichst innerhalb von drei, vier Tagen. Darauf sind viele Arbeitgeber nicht eingestellt. Schließlich müssen eingehende Bewerbungen ausgewertet und diese Vorauswahl muss anschließend mit dem zuständigen Fachbereich abgestimmt werden. Tempo in diese Abläufe bringt ein digitales Bewerbermanagement im Rahmen einer ECM-Lösung.

Das Kürzel ECM steht für „Enterprise Content Management“: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die etwa Bewerbungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Von der Ausschreibung bis zur Unterschrift

Das Modul Bewerbermanagement deckt den gesamten Bewerbungsprozess ab, von der Ausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung – und sogar noch darüber hinaus. Die Leistungspalette des Moduls umfasst:

  • Qualifikationskatalog: strukturierte Definition benötigter Hard und Soft Skills
  • Stellenmanager: einfach erstellte Soll-Profile auf Basis des Qualifikationskatalogs
  • Bewerbermanager: strukturiertes Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile)
  • Matching: automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen
  • Workflow-Unterstützung, z.B. mit Vorlagenverwaltung und Serienbrief-Funktion
  • Workflow-Funktionalität, z.B. mit Fristüberwachung und Vertreterregelung
  • Bewerber-Cockpit: Auswertung aller Daten und Exportmöglichkeiten
  • Integration diverser Eingangskanäle (z.B. Mail, Post oder Portale)
Bild von Grafik_ECM_3_Bewerbermanagement

Bauchpinselfaktor: 10 von 10

Mithilfe dieses ECM-Moduls können Bewerber automatisiert nach A-, B- und C-Kandidaten sortiert werden. AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) und Datenschutz werden quasi von selbst berücksichtigt. Und das Publizieren von Stellenangeboten kann durch eine Erweiterung für E-Recruiting einfach automatisiert werden.

Das digitale Bewerbermanagement hat aber noch mehr drauf. Das zeigt sich, wenn eine Kandidatin oder ein Kandidat offenkundig interessant ist, aber auf keine der ausgeschriebenen Stellen passt. Dann wird das Profil in den internen Talentpool übernommen. Sobald sich die passende Vakanz auftut, meldet sich das System. Und die entsprechenden Kandidatinnen und Kandidaten können elektronisch kontaktiert oder – noch besser – angerufen werden. Eines ist garantiert: Der Bauchpinselfaktor liegt bei 10 von 10. Kann nie schaden. 

ECM: Ja zum digitalen Bewerbermanagement

ECM-Systeme leiten Dokumente vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Speichern und Verwalten auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durch das Unternehmen. Das erhöht Tempo und Transparenz und senkt Kosten. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt: Sie können für jede Abteilung individuell konfiguriert werden, auch fürs Bewerbermanagement. Mehr darüber erfahren Sie in unserem ECM-Whitepaper. Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Modulen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert. TA Triumph-Adler bietet beide Optionen an. Wollen Sie mehr erfahren? Dann klicken Sie hier