ECM BEIM VFB: INTERNE ABLÄUFE AUTOMATISIEREN

Digitale Weiterbildung für Weiterbilder

#Digital Office #Managed Services #ECM

Das passt nicht zusammen: bei der beruflichen Weiterbildung voll auf die digitale Karte zu setzen – und selbst in der analogen Welt festzustecken. Also hat sich der VFB in die digitale Ära katapultiert.

Wer sich in Ludwigsburg oder Böblingen beruflich weiterbilden will, ist beim VFB genau richtig. Der Verein zur Förderung der Berufsbildung hat sich auf kaufmännische und technische Berufe konzentriert und dabei festgestellt, dass hier immer mehr digitales Wissen gefragt ist. Heute sind Weiterbildungen zum Digital Manager, zum IT-Projektkoordinator oder zum Datenschutzkoordinator ganz selbstverständlich im VFB-Kursangebot etabliert.

Die Welt wird immer digitaler – doch in den VFB-Büros in Ludwigsburg und Böblingen war davon wenig zu sehen. Zwar standen Computer auf den Schreibtischen, doch die internen Prozesse hatten sich in vier Jahrzehnten kaum verändert. 2017 entschied der VFB, es sei an der Zeit für den Sprung ins 21. Jahrhundert. Das Ziel: Alle internen Prozesse laufen digitalisiert und automatisiert.

Den Partner für diesen Sprung fand der VFB in TA Triumph-Adler und seiner ECM-Expertise. Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler verarbeiten, speichern, verwalten und archivieren digitalisierte Dokumente. Und sie sorgen für automatisierte Workflows: Dokumente werden Schritt für Schritt automatisch durch alle notwendigen Bearbeitungsstufen geleitet. Im System ist jederzeit zu sehen, wo welches Dokument gerade steckt – das sorgt für Übersicht und Transparenz.

Transparenz und Kostenkontrolle

Genau daran war dem VFB gelegen: Der Verein wollte eine transparente Kostenkontrolle, beginnend beim Druckaufkommen. „Als Bildungseinrichtung ist unser Druckvolumen sehr groß“, sagt Andreas Knödler, Kaufmännischer Leiter des VFB. Jahr für Jahr nutzen mehr als 3.000 Menschen die Kursangebote des VFB. Also protokollierten die Experten von TA Triumph-Adler im Rahmen einer MDS-Analyse den Ist-Zustand: Wo stehen welche Drucker? Wo vergilbt das Papier und wo ballen sich die Mitarbeiter? Welche Prozesse, für die derzeit noch bedrucktes Papier benötigt wird, lassen sich digitalisieren? Wie können diese Abläufe künftig möglichst effizient – und bequem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – gestaltet werden?

Das Ergebnis dieser MDS-Analyse war eindeutig: Weg von simplen Druckern, hin zu Multifunktionsprintern (MFP), die zugleich scannen können und damit die Digitalisierung von Dokumenten ermöglichen. Drei MFPs stellte der VFB auf, die über TA Cockpit® miteinander vernetzt sind. TA Cockpit® bietet dem Verein einen optimalen Überblick über die im Einsatz befindlichen Systeme. Mit der Follow2Print-Lösung aQrate können Druckaufträge von überall aus erteilt werden, was insbesondere für freie Dozenten hilfreich ist. „Zwei Mitarbeiter vor Ort stehen bereit, um die Ausdrucke für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereitzustellen“, sagt Knödler. aQrate sorgt zudem für maximale Transparenz, denn es kann jederzeit geprüft werden, wer zu welchem Zeitpunkt wie viel druckt.

Prozesse werden individuell angepasst

Damit auch die ECM-Lösung überzeugt, stellten sich der VFB und TA Triumph-Adler zwei zentrale Fragen: Welche Prozesse laufen wie ab? Welche Bedürfnisse haben die 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Schließlich sollten die neuen Abläufe sinnvoll, bequem und effizient sein. „Die Herausforderung bestand darin, in Abstimmung mit den bereits vorhandenen Partnern Schnittstellen zu schaffen, um dem Kunden ein barrierefreies und effizientes Arbeiten zu ermöglichen“, sagt Michael von Büren, Solution Sales Manager bei TA Triumph-Adler. Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler sind immer individuell zugeschnitten und sie sind modular aufgebaut. Das bedeutet: Jede Abteilung kann die Prozesse jeweils passend maßschneidern lassen. Deshalb muss ein ECM-System keineswegs auf einen Schlag eingeführt werden, sondern sinnvollerweise peu à peu, Abteilung für Abteilung. „Vom Workflow für eine revisionssichere digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung über das Vertragsmanagement bis zur Digitalisierung und Archivierung von Personalakten und Lohnabrechnungen haben wir das ECM-System Schritt für Schritt umgesetzt“, sagt der Kaufmännische Leiter Andreas Knödler.

Seit 2018 laufen alle ECM-Module. Mit dem Ergebnis ist Knödler mehr als zufrieden: „Das neue ECM-System hat unsere Verwaltungsarbeit sehr viel effizienter gemacht, die Bearbeitungszeiten haben sich massiv verkürzt.“ Die VFB-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter müssen keine Rechnungen oder Verträge mehr suchen. „Es findet sich alles sofort“, sagt Knödler, „und zwar unabhängig davon, wo ich mich gerade aufhalte.“

Und die MFPs? „Laufen trotz unseres hohen Druckvolumens seit Jahren wie am Schnürchen“, sagt Knödler. Gerade hat der VFB den Vertrag mit TA Triumph-Adler um vier Jahre verlängert.

ECM: die beste Lösung für den VFB

ECM-Systeme leiten Dokumente vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Speichern und Verwalten auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durch das Unternehmen. Das erhöht Tempo und Transparenz und senkt Kosten. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt: Sie können für jede Abteilung individuell konfiguriert und gern auch nacheinander eingeführt werden. Mehr darüber erfahren Sie in unserem ECM-Whitepaper. Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Modulen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert. TA Triumph-Adler bietet beide Optionen an. Wollen Sie mehr erfahren? Dann klicken Sie hier