RECHNUNGEN FIXER BEARBEITEN MIT ECM

Die Rechnung ohne ECM gemacht?

#Digital Office #Managed Services #ECM

Zahlungsfrist verpasst? Skonto verschenkt? Rechnung verlegt? All das verhindert ein ECM-System für die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Das spart Zeit – und Kosten.

„Bis wann galt die Frist mit dem Skonto – was, bis gestern?“ „Wieso kriege ich die zweite Mahnung, hatten wir die Rechnung nicht schon längst bezahlt?“ „Wie, die liegt bei Meyer, ist der nicht seit zwei Wochen krankgeschrieben?“ Es gibt 1001 Anlässe, sich beim Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen zu ärgern. Und ein einfaches Mittel gegen den Ärger: digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung per ECM. Das Kürzel steht für „Enterprise Content Management“ und erlaubt es, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer wann auf welche Dokumente zugreifen darf, ist per ECM festgelegt. Es weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.

Viele Unternehmen schlagen sich täglich mit Hunderten von Rechnungen und Lieferscheinen herum. Der Zeitaufwand für Papierprüfung und -ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und senkt Kosten. Deshalb wünschen sich viele Unternehmen ebenso wie Nord-Ostsee Automobile „einen konsequent digitalen Rechnungs-Workflow“. Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services bei TA Triumph-Adler, sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“

Vom DMS zum ECM

Die Basis für diese Prozesse legen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Viele kleinere Unternehmen entscheiden sich dauerhaft für eine DMS-Lösung. Für sie ist die revisionssichere Archivierung entscheidend, die standardisierten Workflows nehmen sie als Bonus wahr. Größere Unternehmen greifen gern direkt zu einer ECM-Lösung, die mitsamt den Workflows auf ihre Bedürfnisse passgenau konfiguriert wird. ECM-Lösungen gehen drei entscheidende Schritte weiter als ein DMS, indem sie

  1. diese Workflows noch stärker automatisieren und
  2. Ordner- und Ablagestrukturen neu strukturieren, und zwar
  3. maßgeschneidert auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse.

Zwei weitere wichtige Punkte: ECM-Systeme sind modular aufgebaut und können passgenau in übergreifende Prozesse des Unternehmens implementiert werden. So ist beispielsweise die Integration in ein ERP-System längst Standard.

Der ideale Einstieg: Rechnungsprüfung

„Nicht alles auf einmal versuchen“, rät TA-Experte Halupka. „Für das Pilotprojekt den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung identifizieren. Damit anfangen.“ Der ideale Einstieg in ein ECM-System ist meist die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Weil Ärger hier richtig teuer werden kann – und Abhilfe so leichtfällt. Ohne digitalisierten Workflow brauchen Rechnungsbelege oft Tage, bis sie in der Buchhaltung eintreffen. Eine Folge: Genervte Lieferanten müssen hingehalten werden. Das alles ist mit einem ECM-System vorbei. Rechnungen laufen digital und in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar.

„Typischerweise reduzieren Mitarbeiter eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mit einem ECM auf wenige Sekunden“, lobt der Branchenverband Bitkom. Er geht davon aus, „dass Mitarbeitern bis zu 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit durch die eingesparte Suchzeit via ECM für wichtigere Aufgaben zur Verfügung stehen“. Bitkom nennt noch drei weitere Vorteile:

Die rechtliche Qualität der Prozesse erhöht sich.

  • ECM-Systeme erkennen Manipulationen.
  • ECM-Systeme erlauben keine Löschung von Dokumenten während des vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums.

Kosten um 80 Prozent senken

Der digitale Austausch von Rechnungen wird immer leichter. Das eingängig benannte ZUGFeRD hat sich als Standard durchgesetzt. So lässt sich mittlerweile berechnen, was sich durch den Umstieg von manueller auf elektronische Rechnungsprüfung und -bearbeitung einsparen lässt: bis zu 80 Prozent. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse senken zugleich die Fehlerquote. Hier sämtliche Vorteile auf einen Blick:

  • Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess
  • Schnellere, da automatisierte Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen
  • Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD)
  • Revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet laufende Meter an Aktenordnern mit Rechnungen. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.

Ein letzter Punkt: Per ECM auf Dokumente zugreifen, Rechnungen prüfen und Aufträge freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Auch Meetings, E-Mail-Verkehr und Telefonkonferenzen können auf dieser Basis erfolgen, ohne dass Informationen verloren gehen oder Datenschutzvorgaben verletzt werden. ECM macht Unternehmen – und andere Organisationen – fit für das digitalisierte Büro von heute. Und morgen.

ECM: Willkommen im digitalisierten Büro!

ECM-Systeme leiten Dokumente vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Speichern und Verwalten auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durch das Unternehmen. Das erhöht Tempo und Transparenz und senkt Kosten. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt: Sie können für jede Abteilung konfiguriert werden. Mehr darüber erfahren Sie in unserem ECM-Whitepaper. Besonders augenfällig sind die Vorteile bei der Rechnungsprüfung und -bearbeitung, daher wird diese Abteilung oft ausgewählt als Pilotprojekt für den Einsatz von ECM. Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Modulen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert. TA Triumph-Adler bietet beide Optionen an. Wollen Sie mehr erfahren? Dann klicken Sie hier.