OPTIMIERTER FUHRPARK DANK DIGITALER KFZ-AKTE

ECM: optimale Mobilität mit der digitalen Kfz-Akte

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Kluge Fuhrparkmanager nutzen statt Papier lieber digitale Kfz-Akten einer ECM-Lösung. So werden alle Dokumente eigenständig an der richtigen Stelle abgelegt. Das sorgt für Überblick und Transparenz.

Es kommt so einiges ins Rollen auf Deutschlands Straßen. Kunden werden besucht, Material wird von A nach B gebracht, Dienstwagen werden nach Feierabend in die heimische Garage gesteuert. Unternehmen müssen nicht in der Logistik unterwegs sein, damit ihr Fuhrpark wächst. Und der macht Arbeit, und zwar richtig viel Arbeit. Damit jederzeit genügend Fahrzeuge einsatzbereit sind, kümmern sich Fuhrparkmanager um mehr als um Reparaturen, Versicherungen und TÜV-Termine. Es geht ebenso um Tankkarten und -quittungen, Fahrtenbücher, Wartungs- und Reparaturbelege. Hinzu kommen Kfz-Steuern, regelmäßig neue Reifen, Reinigungs- und Pflegemittel und nicht zuletzt die Ausgaben fürs Zulassen und Abmelden.

Das meiste ist Kleinkram, allerdings ganz schön viel davon. Man kann diesen Kleinkram auf Papier sortieren und abheften und dabei den Locher zum Glühen bringen. Die bessere Alternative: eine digitale Kfz-Akte einführen. Sie bringt Tempo in die Abläufe, da sie die Dokumente selbstständig in den richtigen Ordnern ablegt und so für Transparenz in Echtzeit sorgt.

ECM: alle Daten digital und aktuell

Die digitale Kfz-Akte ist Teil einer ECM-Lösung. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die etwa den Stand von Autoreparaturen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Das Ziel aller Fuhrparkmanager besteht darin, die notwendige Mobilität zu möglichst geringen Kosten zu ermöglichen. Dabei hilft die digitale Kfz-Akte. Jedes einzelne Fahrzeug wird mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor – von der Modell­bezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher. „Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen sind jederzeit zentral und digital in der aktuellsten Version verfügbar“, sagt Robert Maurer, ECM-Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Damit sind die eigenen Mitarbeiter jederzeit 100-prozentig auskunftsfähig.“

Überblick dank digitaler Kfz-Akten

Digitale Kfz-Akten sorgen für Überblick: Automatisch generierte Wiedervorlagen verhindern, dass Termine verpasst werden. Sie klären auf einen Blick, ob der Unfallschaden von vor zwei Wochen bereits begutachtet und das Fahrzeug repariert worden ist. Und sie wissen, welcher Mitarbeiter seit wann welches Fahrzeug fährt. Apropos „Mitarbeiter“: Die Kfz-Akte kann in ECM-Systemen, die immer modular aufgebaut sind, auch mit der dazugehörigen digitalen Personalakte verknüpft werden.

Auch die digitale Kfz-Akte selbst kann erweitert werden: um eine ebenso digitale Einsatzplanung. Denn wie gesagt: Es geht um möglichst viel Mobilität zu möglichst geringen Kosten. 

ECM: Ja zur digitalen Kfz-Akte

ECM-Systeme leiten Dokumente vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Speichern und Verwalten auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durch das Unternehmen. Das erhöht Tempo und Transparenz und senkt Kosten. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt: Sie können für jede Abteilung individuell konfiguriert werden, natürlich auch fürs Fuhrparkmanagement und die Kfz-Akte. Mehr darüber erfahren Sie in unserem ECM-Whitepaper. Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Modulen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert. TA Triumph-Adler bietet beide Optionen an. Wollen Sie mehr erfahren? Dann klicken Sie hier.