ENTSPANNTER EINSTIEG INS DOKUMENTEN-MANAGEMENT

In drei Schritten zum Digital Office

#New Work #Digital Office #Managed Services

Mit dem richtigen Konzept ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) ebenso schnell wie problemlos eingeführt.

Wenn man’s kann, ist‘s immer leicht. Passionierte Autofahrer verdrängen gern, wie sie zweimal durch die Führerscheinprüfung gerasselt sind. So wie „fluent speakers“ ihre Englisch-Fünf aus der achten Klasse ignorieren, damals, vor dem Austauschjahr. Ähnlich ungern erinnern sich Unternehmen an das elendige (und oft vergebliche) Suchen nach Dokumenten, die irgendwo herumflatterten. Aber selten dort, wo sie hingehörten. Damals, vor der Umstellung auf digitale Workflows.

Wenn man’s kann, wird gern unterschlagen, wie anstrengend der Weg zum Ziel war. Das Büffeln für den Führerschein, das Austauschjahr in England und ebenso die Bedarfsanalysen, Anbietervergleiche, Arbeitsgruppen, Betriebsversammlungen und Pilotprojekte, bis Dokumente endlich nicht mehr per Papier, sondern digital verarbeitet wurden. Dafür gibt es, anders als beim Führerschein, kein festgelegtes „richtig“ und „falsch“. Jedes Unternehmen muss für sich herausfinden, was „richtig“ ist. Doch wie finden Unternehmen das heraus.

DMS = Digitalisierung für Einsteiger

Indem sie vorsichtig anfangen. Mal schnuppern, wie das überhaupt funktioniert mit digitalen Prozessen und was es wirklich bringt. Als Schnupperlösung fürs Dokumentenmanagement (DMS) hat TA Triumph-Adler den TA Business Optimizer im Angebot. Der speichert alle Daten zentral im digitalen Archiv, von dort können sie ortsunabhängig – also auch unterwegs oder vom Homeoffice aus – abgerufen werden. Der TA Business Optimizer erlaubt zudem die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten in festgelegten Workflows – und damit einen überfälligen Sprung nach vorn.

Elektronische Prozesse werden laut „Ratgeber Digitales Arbeiten“ des Beratungsunternehmens IDC bald Standard sein. IDC geht davon aus, dass innerhalb der nächsten fünf Jahre über 50 Prozent aller IT-Ausgaben in digitale Innovation und Transformation fließen werden, um Prozesse und Workflows zu beschleunigen.

Jetzt ist der Zeitpunkt für eine digitale Strategie

IDC-Expertin Sabrina Schmitt warnt alle Unternehmen, die das Thema bislang auf die lange Bank geschoben haben: „Das Tempo, mit dem sich die Branchen und Märkte wandeln, ist rasant und nimmt stetig weiter zu, sodass sich Unternehmen dringend mit dem Thema Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse auseinandersetzen und eine einheitliche und übergreifende Strategie entwickeln sollten.“ Das sieht TA Triumph-Adler genauso und hat daher für Einsteiger ein Whitepaper über Dokumenten-Management-Systeme erstellt: „DMS – drei Schritte, eine Lösung“.

Wichtiger als Tools und technologische Möglichkeiten sind allerdings die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie müssen die Vorteile der elektronischen Workflows selbst erleben, um sie anzunehmen – und die digitale Transformation zum Erfolg zu führen.

Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft! 

Mit dem TA Business Optimizer werden digitale Dokumente erfasst, verwaltet, gespeichert und bereitgestellt. Alle Daten werden zentral an einem Ort archiviert und können ortsunabhängig abgerufen werden. Dabei ermöglicht das System die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten in festgelegten Workflows. Erfahren Sie hier mehr.