KULTURREVOLUTION IN DEN BÜROS

In sechs Schritten zum Digital Workplace

#Digital Office #Dokumentenmanagement #IT-Sicherheit

Schneller Austausch, direkter Zugriff auf Informationen und effiziente Prozesse: Digital Workplaces verändern die Art, wie wir miteinander arbeiten. Das gelingt in sechs Schritten.

Wer Digital Workplaces für seine Mitarbeiter schaffen will, muss zweigleisig fahren. Zum einen gilt es, für die technologischen Voraussetzungen zu sorgen. Zum anderen, dafür zu sorgen, dass diese Technologien auch angenommen und genutzt werden: Das ist eine Frage der Unternehmenskultur. Diese sechs Schritte zeigen, wie Arbeitgeber den Zugriff auf Daten und Applikationen von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Endgerät ermöglichen – und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff schützen. 

1. Die Ist-Analyse, Technik
Damit Arbeitgeber einschätzen können, wie weit der Weg zum Ziel „Digital Workplace“ ist, müssen sie um den Ist-Zustand wissen. Daher gilt es im ersten Schritt, den Ist-Zustand der IT-Infrastruktur zu analysieren. Welche Systeme sind vorhanden und wie werden sie eingesetzt? 

2. Die Ist-Analyse, Prozesse
Von außen übergestülpte Prozesse werden von den Mitarbeitern abgelehnt. Deshalb ist es wichtig, zu verstehen, welche Arbeitsabläufe sich bewährt haben und bei welchen es Optimierungspotenziale gibt. Wünsche der Mitarbeiter und Möglichkeiten der IT sollten miteinander verzahnt werden. 

3. Anforderungsprofile festlegen
Erst dann kann detailliert geklärt werden, worin das Ziel überhaupt besteht. Dabei kann der Digital Workplace von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich aussehen – nicht jeder braucht alles. So entstehen Anforderungsprofile, die zur entscheidenden Frage führen: Was brauchen wir überhaupt? 

4. Standard- und Speziallösungen unterscheiden
Systeme wie etwa Office-Programme oder Dokumenten-Management werden an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Hier ist es sinnvoller – und preiswerter –, auf Standardlösungen zu setzen. So wird klarer, wo überhaupt speziell zugeschnittene Individuallösungen gefragt sind. 

5. Speziallösungen auswählen
Im Kern des Digital Workplace steht eine reibungslose Kommunikation über Kollaborations-Tools – sowohl intern als auch extern. Für bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter können beispielsweise auch Data-Analytics-Software und spezielle CRM- oder Digitalmarketing-Tools wichtig sein. Herauszufinden, wer welche Speziallösung braucht, legt die Basis für passgenaue Digital Workplaces. 

6. An IT-Sicherheit denken
Je mehr Informationen digital ausgetauscht werden, desto wichtiger wird die IT-Sicherheit. Um die Risiken minimal zu halten, muss der jeweils passende Mix aus On-Premises-Systemen und Cloud-Diensten gefunden werden. Außerdem müssen Arbeitgeber entscheiden, ob Mitarbeiter – mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit – Firmengeräte für ihre Arbeit nutzen oder auf ihre eigenen mobilen Endgeräte zurückgreifen sollen.