WEG MIT DEN HINDERNISSEN

Kooperationen: lieber gemeinsam zum Erfolg
#Digitalisierung #IT-Sicherheit #Arbeitswelt #E-Kooperation

Angst vorm Abgucken? Diese Zeiten sind vorbei. Kooperationen zwischen Unternehmen werden zum Alltag – erleichtert durch überzeugende technische Hilfen. TA Triumph-Adler listet auf, worauf es ankommt.

Man muss nicht alles können. Man kann nicht alles wissen. Diese so selbstverständlich klingende Erkenntnis haben viele Unternehmen lange ignoriert. Expertise von außen holen? Auf keinen Fall! Die Angst: Nachher gucken die uns noch was ab! Längst hat sich diese Angst als unbegründet erwiesen, Kooperationen über Firmengrenzen hinweg sind längst selbstverständlich. Kein Unternehmen kann und weiß alles, warum also nicht die Expertise von Spezialisten anzapfen?! Deshalb kooperiert Lufthansa mit Mastercard, Nokia mit Zeiss und BMW mit Sixt. BMW setzt noch einen drauf und entwickelt gemeinsam mit Mercedes – einem direkten Konkurrenten – neue Mobilitätsdienste. Die Devise: Lieber gemeinsam zum Erfolg als allein untergehen.

Zumindest das BMW-Daimler-Projekt mag überraschen, doch eigentlich ist die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit vielerorts längst Alltag. Der Innovationsdruck durch den technologischen Fortschritt ist einfach zu hoch und sorgt für eine neue Kultur der Offenheit. Geschäftsgeheimnisse verlieren ihren Stellenwert, wenn sie morgen schon überholt sein könnten. Bereits 70 Prozent der deutschen Mittelständler und Start-ups sehen Kooperationen als relevant oder sogar sehr relevant für ihr Kerngeschäft an, hat die Unternehmensberatung Deloitte erfragt. Die Zahl der Kooperationen ist laut Deloitte innerhalb weniger Jahre um 50 Prozent gestiegen.

Es hilft, dass viele Kooperationen sich weitgehend in den virtuellen Raum verlagern: Die Partner müssen nicht im selben Büro oder Labor arbeiten – Telefonate, elektronische Nachrichten und vor allem der Austausch von Daten reichen meist aus. Das ist praktisch und sorgt für schnellere Ergebnisse – und es spart.

Die Vorteile virtueller Kooperationen – für das Unternehmen

  • Kostenvorteile. Ist die Kooperation unternehmens- und länderübergreifend, können die Projektkosten sinken, denn außerhalb Deutschlands sind die Lohnkosten oft niedriger. Da überwiegend virtuell gearbeitet wird, sinken auch die Reisekosten.
  • Flexibilität und Kompetenzen. Das Unternehmen ist nicht mehr auf einen bestimmten Standort beschränkt, sondern kann eigene (und unternehmensfremde) Experten – von wo auch immer in der Welt – zusammenbringen und so das Kompetenzniveau steigern.
  • Vernetztes Wissen. Wissen wächst durch Teilen, das zeigt sich beim Austausch durch virtuelle Teams. Damit steigt der Umfang der verfügbaren Informationen, wovon das Wissensmanagement des gesamten Unternehmens profitiert.
  • Schnelle Arbeitsprozesse. Durch den raschen Austausch kann das Team umgehend auf neue Situationen reagieren und verhindern, dass Prozesse stocken.
  • Skalieren. Unternehmen können ihre Kapazitäten mit anderen Firmen in einem virtuellen Netzwerk zusammenschließen, um größere Projekte zu akquirieren und zu bewältigen.
  • Image. Flexible Arbeits- und Organisationsformen geben Unternehmen ein modernes, zeitgemäßes Image. Damit profiliert es sich qua Employer Branding als attraktiver Arbeitgeber – ein Bonus in Zeiten, in denen hoch qualifizierte Talente sich ihren Arbeitgeber aussuchen können.

Die Vorteile virtueller Kooperationen – für die Mitarbeiter

  • Empowerment. Mitarbeiter in virtuellen Kooperationen arbeiten eigenverantwortlicher, da sie ihre tägliche Arbeit weitgehend selbst organisieren. Diese Mitverantwortung und diese neuen Gestaltungsmöglichkeiten stärken die Motivation.
  • Kommunikation und Entscheidungen. Virtuelle Projekte sind meist in Matrixform aufgebaut, was komplexe Abstimmungen und Entscheidungen erfordert. Das ist aufwendig, verbessert aber durch die ständige Kommunikation und kooperative Entscheidungsfindung die Zusammenarbeit.
  • Arbeitszufriedenheit. Da die Mitarbeiter mit mehr Informationen versorgt und durch das Involvement im Prozess stärker an Entscheidungen beteiligt werden, steigt die Zufriedenheit mit der Arbeit – und ihren Ergebnissen.

Die Bertelsmann Stiftung hat untersucht, woran es liegt, wenn diese Vorteile nicht ausgespielt werden können. Wenn es nicht am Zeit- oder Ressourcendruck liegt, dann an der falschen Organisation einer E-Kooperation. Tödlich sind laut der Studie „Erfolgsfaktoren virtueller Kooperationen“ vor allem unerfahrene Chefs mit Kontrollwahn: Sie unterminieren jede Team-Dynamik. Andere Schwächen virtueller Teams sind laut Bertelsmann Stiftung eine unklare Aufgabenverteilung, schwaches Engagement des Teams und nicht zuletzt ein eher mühsamer elektronischer Austausch.

Aufgabenverteilung und Engagement – das ist Aufgabe des Managements. Hingegen ist die IT zuständig für die technischen Voraussetzungen. Dazu zählen im virtuellen Team neben E-Mail und Telefon natürlich auch Infrastruktur wie Videokonferenzsysteme, Desktop-Sharing-Software und gemeinsame Projekt- und Kollaborations-Plattformen.

Kollaboration per Modul

Gefragt ist eine flexible Software – wie die Kollaborations-Lösungen von TA Triumph-Adler. Sie ermöglichen die gemeinsame Arbeit an Dokumenten innerhalb virtueller Projekträume und den direkten Austausch. Der besondere Vorteil: Bearbeitete Dokumente können während des gesamten Prozesses (und natürlich anschließend) direkt weiter verwendet werden, weil sie elektronisch sortiert und abgelegt werden. Zugreifen auf entsprechende Systeme können alle autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, egal von welchem Standort aus. Dokumente werden elektronisch bearbeitet. Papier? Nicht mehr nötig. E-Mails mit Anhängen? Überflüssig. Und wer nicht zum Team gehört? Bleibt außen vor, mangels Berechtigung.

Wie virtuelle Teams unternehmensübergreifend mit solchen Kollaborations-Tools arbeiten und zu Ergebnissen kommen, das interessiert Bastian Halecker. Der BWL-Professor versteht sich vor allem als Matchmaker, wie der Gastgeber einer Feier: „Jeder bringt etwas zur Party mit: Der eine bringt ein Kundenproblem mit, das gelöst werden will, der andere eine Technologie und wieder ein anderer einen Marktzugang.“

Mittelstand trifft auf Start-up

So hat Halecker das Start-up aldago mit TA Triumph-Adler zusammengebracht. Die Gründer hatten ein Produkt zur Zeiterfassung entwickelt, das sie in einer Kooperation mit TA Triumph-Adler weiterentwickelten – zugegebenermaßen nicht rein virtuell. TA Triumph-Adler und aldago trafen sich in der TA Zukunftsfabrik, angesiedelt im Coworking Space in St. Oberholz mitten in Berlin. „Die Zukunftsfabrik ist unser Ideen- und Kooperationsnetzwerk“, sagt Judith Meincke, Head of New Business Operations & Business Development bei TA Triumph-Adler. „Hier entwickeln wir mit Partnern außergewöhnliche Produkte für unsere Kunden.“ So ist eine simple, kostengünstige und effiziente Software entstanden, die eine intuitive Aufzeichnung und Dokumentation von Arbeits-, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten per App oder auch direkt am Multifunktionsdrucker (MFP) erlaubt. Ihr Name: TA Zeitblick.

Die Kooperation ist damit keineswegs beendet: Beide Partner entwickeln TA Zeitblick unternehmensübergreifend weiter. Meist virtuell, aber immer gemeinsam.

Mehr über das neue Kollaborations-Modul von TA Triumph-Adler erfahren Sie bei einem Beratungsgespräch mit Ihrem TA Triumph-Adler Partner.

Weitere Details zu TA Zeitblick finden Sie in unserem Infoblatt.