DATENSCHUTZ BEIM DRUCKEN

Die DSGVO macht so richtig Druck

#Managed Services #IT-Sicherheit #Datenschutz

Sensible Daten müssen geschützt werden, auch beim Drucken. Die innovativen Lösungen von TA Triumph-Adler garantieren ein DSGVO-konformes Drucken.


„Wusstest du schon? Beate hat sich bei der Konkurrenz beworben! Das hat mich echt überrascht, anders als die Abmahnung für den Azubi. Ich sage nur: mit Ansage! Und falls du dich wunderst, warum Oliver so griesgrämig wirkt: Der hat beim Jahresgespräch einen ganz schönen Einlauf bekommen. Woher ich das weiß? Na, irgendjemand hat das Protokoll ausgedruckt …“ 

… und nicht abgeholt, ebenso wie die Abmahnung und die Bewerbungsunterlagen. Ausgabefächer von Druckern können wahre Schatzkästchen sein. Doch Freunde des Bürotratsches müssen sich ihre Informationen aus anderen Quellen besorgen, denn die „Jeder darf alles überall ausdrucken“-Zeiten sind vorbei. Dafür sorgt die DSGVO, die seit 2018 EU-weit geltende Datenschutz-Grundverordnung. 

DSGVO: Angst vor empfindlichen Strafen 

Es kann für Unternehmen teuer werden, die DSGVO-Regeln zu verletzen, denn die Bußgelder sollen „wirksam, verhältnismäßig und abschreckend“ sein und können mehrere Millionen Euro betragen. Dabei geht es außer um den Schutz persönlicher Daten um Wirtschaftskriminalität. Moderne Multifunktionssysteme (MFP) besitzen interne Speicher, die sämtliche Druck-, Kopier- und Scan-Aufträge festhalten. Festplatten speichern diese Informationen so lange, bis der Auftrag erledigt ist – auch wenn zwischendurch der Strom ausgestellt wird. Zwar werden diese Speicher überschrieben, alte Aufträge können mit etwas krimineller Energie allerdings relativ leicht wiederhergestellt werden. Werden Drucker weiterverkauft, wird auch die Festplatte mitverkauft – und ausgelesen. Es gibt Fälle, bei denen prall gefüllte gegen leere Festplatten ausgetauscht und die Informationen ausgewertet werden. Und plötzlich landen die geheimen Projektunterlagen bei der Konkurrenz ... 

Mit Appellen wie „Leute, seid vorsichtig!“ lässt sich das Problem kaum in den Griff kriegen. Besser ist es, wenn – absichtlichem oder zufälligem – Missbrauch ein Riegel vorgeschoben wird. Dabei helfen die Lösungen von TA Triumph-Adler. So werden vier Datenschutzprobleme angegangen: 

1.    Personenbezogene Daten werden beim Drucken unverschlüsselt über das Netzwerk übertragen. 

Die Lösung von TA Triumph-Adler: Alle Daten werden bei Nutzung der optionalen SSD-Festplatten sowieso immer verschlüsselt übertragen. 

2.    Persönliche Daten werden während des Prozesses unverschlüsselt auf der Festplatte des Druckers gespeichert.

Die Lösung von TA Triumph-Adler: Alle eh verschlüsselten Druckdaten werden mithilfe des TA SecurityPack restlos von der Festplatte gelöscht. Die Speicher werden dreifach überschrieben, sodass es unmöglich ist, die Daten zu rekonstruieren.

3.    Sensible Daten werden auf dem „falschen“ MFP ausgedruckt.

Die Lösung von TA Triumph-Adler: Follow2Print als Bestandteil des TA SecurityPack verhindert, dass Daten auf dem falschen System ausgegeben werden.

4.    Dokumente mit personenbezogenen Daten geraten im Ausgabefach in die falschen Hände. 

Die Lösung von TA Triumph-Adler: Der Speicher hält die Ausdrucke so lange zurück, bis sich die autorisierte Person mit einem Batch/Transponder oder mit ID-Karte, Zugangscode oder Passwort authentifiziert hat. Erst anschließend wird gedruckt. 

Sicher drucken mit dem TA SecurityPack 

Das TA SecurityPack mit Follow2Print deckt alle fürs Drucken wesentlichen Anforderungen der DSGVO ab. Auch aQrate – die betriebssystemübergreifende Software von TA Triumph-Adler, die Druckjobs intelligent steuert und den Output von Dokumenten organisiert – verschlüsselt sämtliche Daten und verlangt eine Authentifizierung (PIN, Codekarte oder Benutzername plus Kennwort), bevor die Ausgabe gestartet werden kann. 

Wer Daten schützt, schützt damit zugleich Mitarbeiter und Betriebsgeheimnisse. Von daher kommen die DSGVO-Regeln zur richtigen Zeit, damit Unternehmen über einen besseren Datenschutz nicht nur nachdenken, sondern ihn umsetzen. Damit wir alle sicherer sind. 

Mit unserer Datenschutz-Beratung haben Sie die DSGVO im Griff       

Rechtliche Vorgaben zu kennen, ist das eine – sie umzusetzen, das andere. Gemeinsam mit externen Experten unterstützen wir Sie bei beiden Herausforderungen. Alles mit dem Ziel, dass Ihr Unternehmen am Ende datenschutzkonform aufgestellt ist. Dabei berücksichtigen wir die aktuellen Anforderungen Ihres digitalen Unternehmensalltags sowie des nationalen Rechts und haben für Sie branchenspezifische Vorgaben im Blick. Gern begleiten wir Sie auch beim Aufbau eines Informationssicherheits-Management-Systems. 

Unsere Beratungsmodule im Überblick: 

  • Grundlagen-Workshop Data Privacy und DSGVO inklusive Vorher-nachher-Vergleich und erster Roadmap-Erstellung
  • Einführungsbegleitung eines DSGVO-konformen Informationssicherheits-Management-Systems inklusive Reifegradfeststellung, individuellen Datenschutzkonzepts, Mitarbeiterschulungen und Implementierung 

Konkrete Lösung gewünscht? Kein Problem. 

Wir haben bewährte Lösungen im Portfolio, mit denen Sie die DSGVO-Anforderungen erfüllen – von zuverlässigen Sicherheitspaketen für Ihre Output-Systeme und FollowMePrinting über intelligente Scan- und Workflow-Produkte bis hin zu modernsten Enterprise-Content-Management-Systemen. 

Lassen Sie uns das Thema DSGVO anpacken! 

Vereinbaren Sie hier einen persönlichen Termin mit unseren Digitalexperten.