Die Dokumente? Sind in der Cloud!

Wer seine digitalen Dokumente in der Cloud abspeichert, braucht dafür nicht mal eigene Server – sondern yuuvis® Impulse, die neue DMS-Einsteigerlösung von TA Triumph-Adler.

Wohin mit den Dokumenten? Einst wurden sie, abgeheftet in Aktenordnern, in kilometerlangen Regalen verstaut. Die Digitalisierung besiegelt das Aus für Aktenordner: Dokumente werden digital abgespeichert. Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, ersetzen das Suchen durch Finden. Alle Dokumente sind digital abgelegt und können mit einem Klick aktiviert werden. 

Was bringt eine DMS-Lösung?

  • Einfache Umstellung von analog auf digital
  • Verkürzte Durchlaufzeiten von Dokumenten
  • Sämtliche Dokumente werden revisionssicher archiviert.
  • Die Installation geht schnell und einfach, die Investitionskosten sind überschaubar.
  • Standardisierte Workflows sorgen für Transparenz.

Die Vorteile einer DMS-Lösung drängen sich also geradezu auf! Bereits heute organisiert und verwaltet jeder zweite deutsche Mittelständler seine Dokumente digital, hat der Branchenverband Bitkom ermittelt. Tendenz: rasch steigend. Was manche Unternehmen noch zögern lässt, ist die Frage, wie sie ihre Daten speichern wollen. Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten: über eigene Server oder über die Cloud. 

Wie geht Cloud?

Mit der Cloud („Wolke“) sind riesige IT-Rechenzentren gemeint, bei denen Platz gemietet werden kann. Die Wartung übernimmt der Anbieter. Kunden zahlen eine Miete, die abhängig ist vom benötigten Speicherplatz. „Software as a Service“ lautet der Fachbegriff dafür. Früher zeigten sich viele Unternehmen skeptisch, was die Cloud angeht. Sie befürchteten mangelnde Kontrolle über ihre Daten. Diese Skepsis scheint zu schwinden: Bereits 2019 verwalteten 58 Prozent der Unternehmen ihre digitalen Dokumente in der Cloud – eine Steigerung gegenüber 2017 um neun Prozentpunkte. 

Auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen ist yuuvis® Impulse passgenau zugeschnitten. Die DMS-Lösung von TA Triumph-Adler legt Dokumente strukturiert in der Cloud ab. Unternehmen brauchen keine eigenen Server für die Dokumentenverwaltung, sondern mieten sich in der Cloud ein. Damit sinkt der Installationsaufwand auf null, es kann von jetzt auf gleich losgelegt werden. Standardisierte Workflows erleichtern das Verarbeiten, Speichern und Archivieren von Dokumenten.

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