DMS-VORURTEILE AUF DEM PRÜFSTAND

DMS: Die vier größten Vorurteile
#Effizienz #Wirtschaft #Digitalisierung #DMS

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen Unternehmen, Papierberge zu vermeiden, zu digitalisieren, zu reduzieren und zu archivieren – und das per Mausklick. Trotzdem schrecken viele Unternehmen vor der Einführung eines DMS zurück. Im Interview räumt Thomas Neubecker, Produktmanager ECM bei TA Triumph-Adler, mit den größten Vorurteilen auf und erklärt, warum die Vorbehalte gegenüber DMS unbegründet sind.  

Herr Neubecker, erstes Vorurteil: „Das ist doch alles viel zu kompliziert.“

Das kann ich so nicht gelten lassen. Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. Und die meisten Softwarelösungen funktionieren ähnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben. Außerdem: Bei der Einführung eines DMS gibt es Nutzerschulungen und Einzelanwenderschulungen – alleingelassen wird niemand. Schon zu Beginn der Implementierung planen die Unternehmen mit den Anbietern, wie das Schulungsprogramm aussieht. Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach ein DMS zu handeln ist. Die Dokumentensuche im DMS funktioniert zum Beispiel nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.

Zweites Vorurteil: „Die Umstellung dauert zu lange.“

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und hat über Jahrzehnte hinweg mit Papier gearbeitet. Gerade wenn es um digitale Lösungen geht, wird Veränderung deswegen zunächst als Störfaktor empfunden. Besonders weil Mitarbeiter die Einführung eines DMS oftmals mit der einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungssoftware oder einem Enterprise-Resource-Planning- (ERP-) System vergleichen. Solche Systeme stellen vorübergehend die komplette Firma auf den Kopf. Eine DMS-Einstiegslösung ist jedoch schon für unter 10.000 Euro zu haben und lässt sich – je nach Unternehmensgröße und Anzahl der DMS-Nutzer – bereits in zwei Tagen implementieren. Hier ist es wichtig, schrittweise vorzugehen und die Lösung allmählich auszubauen, damit sie sich reibungslos in den Arbeitsalltag integrieren lässt.  

Drittes Vorurteil:Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.“

Ja, manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man enorm viel Zeit. In vielen Firmen kursieren zum Beispiel noch immer tagtäglich Umlaufmappen, was die Bearbeitungsprozesse auch so langwierig macht. Die Mappen liegen irgendwo auf einem Schreibtisch, und niemand weiß, wer die Dokumente gerade bearbeitet. Mit einem DMS nimmt man ein Dokument und packt es in eine virtuelle Umlaufmappe, die dann auf 50 „Schreibtischen“ gleichzeitig liegt und bearbeitet werden kann. Dieser Mehrwert kann übrigens auf jegliche Unternehmensprozesse wie Rechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen etc. übertragen werden. Bei einer Rechnungsprüfung wird dann statt einer Unterschrift auf einem Blatt Papier ein Haken hinter das Dokument in der Software gesetzt. Das heißt: Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.

Viertes Vorurteil: „Digitale Daten sind flüchtig, nur was ich anfassen kann, hat auch Wert.“

Diese Sorge ist typisch für Deutschland und sehr verbreitet. Bei der Einführung eines DMS erleben wir immer wieder, dass das Druckvolumen zu Anfang messbar ansteigt. Der Grund? Bevor Mitarbeiter ein Dokument in der „elektronischen Wolke“ nicht wiederfinden, drucken sie es lieber noch mal aus. Nach ein paar Wochen sinkt das Volumen wieder, weil die Mitarbeiter verstehen, dass die Daten auf dem Server sicher und vor allem schnell auffindbar sind.

Ihr Appell an Unternehmen?   

DMS ist eine Veränderung, aber eine Veränderung zum Positiven. Wer diese Chance nicht nutzt, hat keine Übersicht über seine Daten, kein richtiges Rechtemanagement und kann nicht wirklich DSGVO-konform arbeiten. Wer dagegen einen guten Partner an seiner Seite hat und die DMS-Einführung gut plant und schrittweise angeht, braucht keine Angst vor der Einführung zu haben. Organisation ist eben die halbe Miete – auch bei einer Software.

Fazit: Digitalisierung bringt laut Thomas Neubecker nur dann etwas, wenn sie konsequent vom Prozess betrachtet und in den Arbeitsalltag integriert wird. Und das ist ohne ein DMS nicht möglich. TA Triumph-Adler hat deshalb eine kompakte Softwarelösung entwickelt, die genau dort ansetzt. Sie wollen mehr wissen? Informationen zu Funktionen und Vorteilen des TA BusinessOptimizers finden Sie in unserer Broschüre


Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft! 

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