ECM: Digitale Prozesse erobern das Büro

Digitale Workflows im Büro sind schneller und bequemer, sparen Kosten und vermeiden Fehler: Darum schwärmen Daniel Wagenführer und Stefan Halupka von TA Triumph-Adler von ECM-Lösungen.

Man kann es sich natürlich kompliziert machen und die PDF-Rechnung ausdrucken, in die Umlaufmappe stecken und auf die Reise durchs Unternehmen schicken. Bis jeder seinen Kringel gemacht hat und die Rechnung bei der Buchhaltung landet, die sie endlich bezahlt. Und abheftet.

Schneller und bequemer geht es, wenn die Rechnung digital eingeht und automatisiert weitergeleitet wird, durch sinnvoll festgelegte und passend zugeschnittene Workflows. Genau diese Aufgabe übernehmen ECM-Systeme, wobei ECM für „Enterprise Content Management“ steht. Alle Dokumente werden digital gespeichert und sind jederzeit verfügbar; zudem ist jederzeit klar, wo auf seinem Weg durchs Unternehmen ein Dokument gerade steckt. Dass auch vom Homeoffice auf Daten zugegriffen werden kann, macht ECM-Systeme zusätzlich attraktiv. „Digitalisierte Geschäftsprozesse sind der neue Standard“, sagt daher Daniel Wagenführer, General Manager bei TA Triumph-Adler.

ECM: Einsteigen mit Pilotprojekt

Zum Glück fällt der Einstieg in diesen neuen Standard leicht. Es muss nicht das gesamte Unternehmen auf einen Schlag auf digitale Prozesse umgestellt werden. ECM-Systeme sind modular aufgebaut. „Der modulare Aufbau eines ECM-Systems erleichtert den Einstieg in die Welt der digitalisierten Geschäftsprozesse erheblich“, sagt Wagenführer. Unternehmen und Organisationen sind in der komfortablen Lage, sich einzelne Module herauszusuchen und damit ein Pilotprojekt zu starten.

Für den Einstieg biete sich die Rechnungsprüfung und -bearbeitung an, so Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler. Das ECM-System weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Halupka: „Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, beschleunigen sich die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und Kosten sinken.“ Und zwar um bis zu 80 Prozent. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse minimieren zugleich die Fehlerquote.

Starten mit Projektmanagement

Neben der Rechnungsbearbeitung und -prüfung bringt die digitale Projektakte am meisten Nutzen. „,Business as usual‘ gibt es heute nicht mehr“, sagt Daniel Wagenführer. „Zu schnell ändern sich Märkte und Technologien sowie die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden.“ Darauf müssten sich die Unternehmen vorbereiten – deshalb wachse die Zahl der Projekte.

Stefan Halupka sieht auch das Personalmanagement als geeignetes Pilotprojekt für ein ECM-System: „Im Personalmanagement sollte der Mensch im Fokus stehen, für alles Administrative gibt es elektronische Lösungen.“ Die digitale Personalakte übernimmt die Stammdaten sämtlicher Beschäftigten und bündelt alle Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort.

„Sieben auf einen Streich“

Im Interview mit dem Magazin FACTS nennen Wagenführer und Halupka vier weitere Module, die sich zum Ausprobieren von ECM-Lösungen eignen: Vertrags-Fuhrpark-Einkaufs- und nicht zuletzt Bewerbermanagement, um Stellen erfolgreich besetzen zu können. „Sieben auf einen Streich“ betitelt FACTS daher das Doppelinterview mit den beiden Experten von TA Triumph-Adler.

Sieben auf einen Streich – aber nicht unbedingt gleichzeitig. Wer mit einem Modul als Pilotprojekt gestartet ist, kann anschließend weitere Bereiche oder Abteilungen anpassen oder umstellen. Allzu lange warten sollte man damit nicht, sagt Daniel Wagenführer: „Es führt kein Weg vorbei an digitaler Archivierung, digitalem Dokumentenmanagement und ECM.“

Ansprechpartner:

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Daniel Wagenführer
Bereichsleiter Content Services und Information und Communications Technology, Business Development

Zur Person:
Der Betriebswirt, Wirtschaftsingenieur und promovierte Marketing-Experte ist seit 2014 bei TA Triumph-Adler zuständig für das Business Development.

Ansprechpartner:

Stefan Halupka
Vertriebsdirektor Content Services

Zur Person:
Der Wirtschaftsinformatiker und Vertriebsexperte ist nach Stationen bei Canon und Pitney Bowes seit April 2020 bei TA Triumph-Adler.

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