5 TRENDS FÜRS DIGITAL OFFICE

Digitales Büro: fast schon so was wie Realität

#ECM #Effizienz #Digitalisierung

Der Mittelstand entdeckt, wie Dokumenten-Management für Effizienz und Transparenz sorgt. Und setzt deshalb auf ein ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM) für das „Digital Office“. 

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Im „Digital Office“ geht es darum, Aufgaben effizient zu erledigen und Unterlagen verlässlich zu finden. Jede Mail im Spam-Ordner sorgt ebenso für Sand im Getriebe wie die Papierrechnung im Stapel auf dem Schreibtisch. Ein schlüssiges Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt für schnelle und transparente Prozesse, insbesondere wenn es eingebunden ist in die ganzheitliche Strategie eines Enterprise Content Managements. ECM beinhaltet das Erfassen, Verwalten, Speichern und Bereitstellen von Dokumenten und ihren Inhalten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. 

Die Vorteile von ECM haben sich Konzernen schnell erschlossen, während der Mittelstand eher skeptisch reagierte. Noch vor wenigen Jahren nutzten lediglich 11 Prozent der Mittelständler ECM-Anwendungen, besagte die Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand 2017“, während es bei den großen Unternehmen bereits 80 Prozent waren. Ende 2019 hat der Branchenverband noch mal nachgefragt und kommt auf erfreulichere Werte: „19 Prozent des Mittelstands sind für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit softwareseitig“, heißt es in der Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand“. Allerdings: Die Konzerne kommen mittlerweile auf 86 Prozent.

Drei Trends sorgen für Optimismus

Drei Ergebnisse der Umfrage sorgen gleichwohl für Optimismus bei den Studienautoren: 

  • 47 Prozent der mittelständischen Unternehmen setzen bereits eine Standard-Software (etwa von SAP) für Aufgaben im digitalen Büro ein, davon wiederum 40 Prozent unternehmensweit. Wer sich auf ECM-Software einlässt, wählt zum Start übrigens meist das Finanz- und Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb sowie den Einkauf. 
  • Mittelständler, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 Prozent). 
  • Fast jeder dritte befragte Mittelständler gibt an, in naher Zukunft in eine integrierte ECM-Software investieren zu wollen. Der Anteil der Unternehmen, die erstmals die Einführung einer integrierten ECM-Software planen, liegt mit 23 Prozent laut Studie „sehr hoch“.

Der Wille ist also da. Seit einem Jahr kommt auch noch Druck von außen hinzu, nämlich die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO an die Rechtssicherheit von Dokumenten. Für viele Mittelständler ist das laut Bitkom-Studie ein wichtiger Grund, in ECM-Systeme zu investieren. Noch wichtiger ist die gesteigerte Effizienz, sprich „schneller Zugriff auf Informationen“ und „geringere Kosten für die Handhabung von Dokumenten“. 

Die fünf wichtigsten Trends bei ECM

Aus diesen Interessen der Mittelständler leitet Robert Maurer, Produktmanager ECM bei TA Triumph-Adler, die fünf wichtigsten ECM-Trends ab: 

1.   Standardisierung: Standardisierte Lösungen senken Kosten, sowohl bei der Implementierung als auch für die Pflege der Systeme. Der Trend geht daher zu standardisierten, kostengünstigen Einstiegspaketen, die sich einfach durch modulare, maßgefertigte Funktionen ergänzen lassen.

2.   Rechnungsmanagement: Das Rechnungswesen ist kostenintensiv – und sensibel. Hier sind Software-Anwendungen so weit gediehen, dass sie Belege teil- oder sogar ganz automatisiert einlesen und weiterverarbeiten können. 

3.   Vertragsmanagement: Das Tolle am Vertragsmanagement als ECM-Anwendung ist, dass sich ein solches System innerhalb weniger Stunden installieren und mit Daten füllen lässt. Das Einsparungspotenzial ist enorm, etwa bei Telefonverträgen, die nicht rechtzeitig gekündigt werden und so über Monate oder gar Jahre hinweg unnötige Kosten verursachen. 

4.   Digitale Personalakte: DSGVO und Datenschutz sorgen dafür, dass Personalsachbearbeiter nicht mehr jederzeit alles sehen und lesen dürfen. In Papierform ist das kaum zu gewährleisten; auch deshalb wächst der Bedarf an ECM-Lösungen für den Bereich HR und Personalmanagement ständig. 

5.    DSGVO: Allein die Einführung einer DSGVO-konformen ECM-Software reicht nicht aus, um DSGVO-konform zu arbeiten. Verantwortlich bleibt das Unternehmen selbst, das seine Prozesse überprüfen und anpassen muss. Die Software passt sich übrigens den DSGVO-Vorgaben an. So ist das sichere und unwiderrufliche Löschen von Daten zu einem primären Feature von ECM-Software geworden.

Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft! 

Einfacher Einstieg ins digitale Dokumenten-Management: Der „TA BusinessOptimizer“ ist eine Server-Softwarelösung, bei der zentral alle Dokumente abgespeichert werden können und der Anwender via Software-Client darauf zugreifen kann. Das macht den Umgang mit Verträgen sowie Personal-, Kunden- und Lieferantenakten deutlich effizienter – und DSGVO-rechtskonform. Vier komfortable Apps (Contract Management, Human Resources, Sales & Distribution und Procurement) schaffen dabei eine zentrale Informationsplattform. Erfahren Sie hier mehr.