Mit MDS-Analyse zu digitalen Workflows

Eine sinnvoll vernetzte Druckerflotte ermöglicht es, digitalisierte Workflows einzuführen. So gelingt mit der – kostenlosen! – MDS-Analyse der Einstieg in digitale Prozesse.

Bei einer MDS-Analyse gibt es Pflicht und Kür. Bei der Pflicht geht es darum, die bestehende Druckerflotte zu inventarisieren und so die Ist-Kosten zu ermitteln. Parallel wird untersucht, wie viele Geräte mit welchen Funktionen überhaupt benötigt werden. Daraus abgeleitet wird ein Konzept, wie die optimierte Druckerflotte aussehen sollte – inklusive der Potenziale zum Einsparen von Kosten. Wenn gewünscht, wird dieses Konzept umgesetzt. 

Wie gesagt: Das ist die Pflicht. Die Kür bei der Analyse der Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb werden Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich feststellen, wo es derzeit Probleme gibt – und wie sie sinnvoll zu beseitigen sind.

Ziel der – bei TA Triumph-Adler übrigens kostenlosen – MDS-Analyse ist es, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Deshalb werden die Ergebnisse der Analyse zusammengeführt zu einem stimmigen Konzept für Hardware, Services und Software. Bei der Hardware geht es darum, den Gerätepark auf Vordermann zu bringen. Serviceaufgaben wie das Nachbestellen von Tonerkartuschen auszulagern, lohnt sich häufig, da das Thema „Drucken“ selten zu den Kernkompetenzen der Kunden zählt. Bleibt die Software.

Der Einstieg in digitale Prozesse

Auf dem optimierten Gerätepark samt Servicepaket basiert der nächste Schritt im Konzept: effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement. Ob DMS-Lösung mit standardisierten Workflows oder ECM-System mit individualisierten Abläufen: Abgedeckt wird immer der gesamte „Lebenszyklus“ von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Dokumenten. Dabei werden digitale und analoge Workflows miteinander verzahnt. Das bringt den Bürodrucker an eine Schlüsselposition für digitale Prozesse. 

Moderne Multifunktionsprinter, kurz MFPs, fungieren als Brücke zwischen analoger und digitaler Arbeitswelt. Sie werden mit Zusatzfunktionen aufgerüstet, die vor allem das Scannen vereinfachen und dafür sorgen, dass gescannte und damit digitalisierte Dokumente anschließend automatisch richtig abgelegt werden. Dadurch werden viele Arbeitsschritte bei der Dokumenten- und Informationsverarbeitung erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Jede Lösung ist individuell

Mit welchen Lösungen die MFPs verzahnt und welche Arbeitsschritte vereinfacht werden sollen, wird in jedem Einzelfall zwischen Anbieter und Kunden besprochen und entsprechend umgesetzt. Dabei schlagen die Experten von TA Triumph-Adler konkrete Software-Tools vor, die Prozesse verbessern und eine effektivere Nutzung der Druckerflotte ermöglichen. 

Ziel jeder Beratung ist es, ein Verständnis für die Prozesse und die dahinterliegenden Strukturen zu gewinnen. So können zugleich Verbesserungspotenziale identifiziert werden. TA Triumph-Adler etwa verfolgt immer einen ganzheitlichen Ansatz, der genau die spezifischen Anforderungen des Kunden beleuchtet.

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