VERTRÄGE DIGITAL MANAGEN – MIT ECM

Digitale Vertragsakten lohnen sich – Hand drauf!

#Digital Office #Managed Services #ECM

Digitales Vertragsmanagement sorgt für schnelle Übersicht, erinnert rechtzeitig an Fristen – und vermeidet Streit. Kein Wunder, dass diese ECM-Lösung immer beliebter wird.

Der Handschlag gilt unter ehrbaren Kaufleuten als Vertrag. Details klammert solch ein Handschlag naturgemäß aus. Das kann sich rächen, sollten – „Was hatten wir damals besprochen?“ – Erinnerungen nicht mehr deckungsgleich sein. Jedes Einvernehmen bröckelt, wenn das Vertragswerk unterschiedlich interpretiert wird. Die Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement: Der immer neueste Stand ist für alle Beteiligten einsehbar, mit allen Details.

Digitales Vertragsmanagement vermeidet neben Ärger auch unnötiges Suchen. Verträge sind tendenziell umfangreich – die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement. Das Rückgrat dafür liefern Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Sie begleiten jeden Vertrag von Anfang (Anbahnung) bis Ende (Archivierung). DMS-Lösungen verwalten revisionssicher alle Vertragsunterlagen, ergänzende Dokumente, Notizen, Protokolle sowie die Änderungshistorie.


Frist läuft ab? Der Vertrag „meldet sich“

Um die Vertragsakten passend für die jeweilige Abteilung zu konfigurieren, setzen ECM-Lösungen auf DMS-Prozesse auf. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Die ECM-Software erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und sie stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. Das Resultat:

  • Enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung und Korrektur von Verträgen
  • Ganzheitlicher Überblick über Vertragsprozesse
  • Kostenvorteile durch optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen
  • Planungssicherheit durch rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung

ECM-Systeme werden immer individuell maßgeschneidert auf die jeweiligen Bedürfnisse. Besonders beliebt und verbreitet sind sie bei der Rechnungsprüfung und -bearbeitung und bei Personalakten samt Bewerbermanagement. Die Flexibilität der ECM-Lösungen zeigt sich auch bei der digitalen Projektakte und natürlich beim digitalen Vertragsmanagement.

 

Die digitale Vertragsakte

Es hat sich bewährt, im Vorfeld gründlich darüber nachzudenken, welche Verträge wie verwaltet werden sollen – und erst dann eine digitale Vertragsakte einzuführen. Kern jeder Vertragsakte ist eine verbindlich festgelegte, übersichtliche und optisch immer gleiche Grundstruktur – mit ebenso verbindlich festgelegten Workflows. Diese Workflows werden bei ECM-Lösungen individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.

So stützt das digitale Vertragsmanagement die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen: Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie Management elektronisch. Und: Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für externe Prozessanwälte. Nicht per Handschlag – dafür im Handumdrehen.

ECM: Ja zum digitalen Vertragsmanagement

ECM-Systeme leiten Dokumente vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Speichern und Verwalten auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durch das Unternehmen. Das erhöht Tempo und Transparenz und senkt Kosten. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt: Sie können für jede Abteilung individuell konfiguriert und gern auch nacheinander eingeführt werden. Augenfällig sind die Vorteile beim digitalen Vertragsmanagement. Mehr darüber erfahren Sie in unserem ECM-Whitepaper. Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Modulen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert. TA Triumph-Adler bietet beide Optionen an. Wollen Sie mehr erfahren? Dann klicken Sie hier