Wie der MFP zum „Möglichmacher“ wird

Sand im Getriebe nervt. Ob es die verlegte Rechnung ist, die falsch einsortierte Datei oder noch nicht eingescannte Unterlagen – all das kostet Zeit und bindet Kapazitäten. Deshalb begeistern sich Arbeitgeber zunehmend für digitale Prozesse in den Büros. Dabei stellen sie – mitunter überrascht – fest, welches Gerät im Zentrum der Digitalisierungsoffensive steht: der Multifunktionsprinter, kurz MFP.

Der MFP kann viel mehr als drucken, kopieren, faxen und scannen. Seine weiteren Funktionen – etwa das Sortieren, Versenden und Speichern von Dokumenten – werden immer wichtiger. Sie bilden die Brücke zwischen analogen und digitalen Prozessen im Büro. In unserem Whitepaper „MFP – die Möglichmacher“ geben wir einen Überblick über vier zentrale Aufgaben des Multifunktionsprinters. 
Wollen Sie mehr erfahren? Kein Problem: Geben Sie hier Ihre Daten ein und laden Sie sich hier unser Whitepaper „MFP – die Möglichmacher“ herunter.

1. Monitoring und Kontrolle sämtlicher Druckvorgänge

MFPs sind als Druckerflotte miteinander vernetzt, eine eingebaute elektronische Schaltzentrale sorgt für effizientes Monitoring. Sie weiß jederzeit, was wo passiert – und wo es klemmt. Das beschleunigt das Beheben von Problemen und bietet den Überblick über Kosten. Wer wann auf welchem Gerät druckt, kopiert, faxt oder scannt, lässt sich mit der Software aQrate von TA Triumph-Adler gut verfolgen.

2. Digitalisierung von Dokumenten

Wer weitere Regalmeter an Aktenordnern vermeiden will, setzt auf Digitalisierung. Was an Papier hereinkommt, wird am MFP gescannt und mithilfe der passenden Software als digitales Dokument direkt im richtigen Ordner abgespeichert. Wer mit zeitgemäßen Scan-, Archivierungs- und Workflow-Lösungen arbeitet, hat mehr Zeit für das Kerngeschäft und steigert so seine Wettbewerbsfähigkeit.

3. Einbinden von MFPs in DMS- und ECM-Lösungen

Für den Einstieg in digitale Workflows sorgen Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. DMS-Lösungen sorgen für schnelle Prozesse. Sie ermöglichen die Übersicht über alle Dokumente und über ihren aktuellen Status, verarbeitet werden sie in festgelegten Workflows. ECM-Systeme – das Kürzel steht für Enterprise Content Management – automatisieren Workflows deutlich stärker und maßschneidern Ordner- und Ablagestrukturen für individuelle Wünsche und Bedürfnisse. Dafür brauchen diese Systeme digitalisierte Dokumente – und die liefert der MFP.

4. Datenschutz und -sicherheit am MFP

Der Wert des Datenschutzes kann gar nicht überschätzt werden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss sich am MFP per Karte, Smartphone oder Transponder authentifizieren. So kann kein Dokument gescannt, gedruckt, kopiert oder gefaxt werden, bevor klar ist: Diese Person ist dazu berechtigt. Der Schutz am MFP betrifft nicht nur Menschen, sondern auch Daten: Bei modernen MFP-Systemen werden sie standardmäßig verschlüsselt.

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