Service fürs digitale Archiv

Die Digitalisierung von Dokumenten oder ganzen Archiven ist ebenso zeitaufwendig wie anspruchsvoll. Umso besser, wenn diese Aufgabe schnell, zuverlässig und sicher erledigt wird. Gemeinsam mit unserem Partner Lager 3000 übernehmen wir für Sie den kompletten Prozess vom Abholen der Papierakten bis hin zur Bereitstellung der digitalen Datei auf Ihrem Computer.

Wir holen Akten oder komplette Archive mit der Spedition von Lager 3000 bei Ihnen ab und bereiten sie für die Digitalisierung vor. Nach dem Scannen und Formatieren können sie von Ihrem Dokumenten-Management-System genutzt werden. Was danach geschieht, entscheiden Sie: Die Akten können

  • weiterhin als Papierakten gelagert werden
  • oder als rein digitales Archiv weiter fortbestehen.

Im zweiten Fall werden die Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet.

Doppelt und dreifach gesichertes Archiv

Ihre Dokumente und Akten sind rundum geschützt, da sie in überwachten, wasserdichten und feuerfesten Spezialcontainern gelagert werden. Für Ihre Datenträger gibt’s einen Extraschutz: Die Backups befinden sich in Tresoren.

Der besondere Clou beim ausgelagerten Archiv ist der Service Scan on Demand: Unternehmen können ihre gesamten Papierarchive auslagern, ohne ein einziges Dokument zu digitalisieren. Wird dann eine Papierakte in digitaler Form gebraucht, wird sie im Archiv von den Mitarbeitern von Lager 3000 umgehend gescannt und elektronisch weitergeleitet. Die Suche nach der Papierakte dauert nur wenige Minuten, da alle eingehenden Dokumente nach einem festgelegten System geordnet und gelagert werden.

Dieses System hilft auch, wenn tatsächlich mal eine Akte in Papierform benötigt wird: Spätestens am Folgetag befindet sich das Dokument in der Post – inklusive Sendungsverfolgung.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Zuverlässiger Partner: Lager 3000 ist bereits seit 1999 für namhafte Konzerne und den öffentlichen Sektor tätig.
  • Individuelles Consulting: kompetente Beratung rund um Einlagerung, Digitalisierung und Formatierung Ihrer Aktenbestände
  • Geschlossene Logistikkette: lückenlose Dokumentation, einheitliche Verplombung und Transport in Spezialcontainern
  • Höchste Sicherheitsstandards: ausgezeichnet mit allen gängigen Zertifizierungen (zum Beispiel ISO, GxP, VDS) und Lagerung in speziell überwachten Containern
  • Aufbewahrung auf Abruf: Originaldokumente werden hochsicher gelagert und können jederzeit abgerufen werden.
  • Sichere Aktenvernichtung: in eigener Vernichtungsanlage nach DIN 66399 und mit anschließendem Recycling

Wer sich komplett von Papier befreien will, kann die automatisierte Postverarbeitung von TA Triumph-Adler nutzen. Alle eingehende Post wird digitalisiert und Ihnen über einen verschlüsselten Datenexport zugesandt. Bis sie vernichtet werden soll, wird die erfasste Post sowohl physisch als auch digital sicher aufbewahrt und eingelagert.

Das könnte Sie auch interessieren

Unser DMS-Whitepaper

Unser DMS-Whitepaper

Sie möchten sich vertraut machen mit den Vorteilen und Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements? Dafür gibt es unser Whitepaper „DMS – kleiner Schritt, große Wirkung“.

Unser Newsletter

Unser Newsletter

Wie verändert die digitale Transformation die Arbeit in den Büros? Bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand mit unserem monatlichen Newsletter. Jetzt kostenlos anmelden!

TAlking Future

TAlking Future

Das Büro wandelt sich. Digitale Workflows ersetzen Aktenordner, vernetzte Prozesse erlauben das Arbeiten von überall. Wir gestalten Arbeit anders – damit sie besser zu unserem Leben passt. Was sich ändert und wie TA Triumph-Adler dazu beiträgt, lesen Sie in unserem E-Magazin.