Es ist so weit: Abschied vom Papier

Aktenordner sind so was von 20. Jahrhundert. Die Dokumentenverwaltung von heute läuft über digitale Workflows. Sie beginnt – oft genug – mit dem Scannen am MFP, dem Multifunktionsprinter. 

Ungestört vergilbt das Papier zwischen den Deckeln der Aktenordner. Die prall vollgestellten Regale suggerieren, hier würden wichtige Unterlagen aufbewahrt, doch der Praxistest zeigt: Braucht kein Mensch, das Zeug. Das kann Thomas Cybulski von Lager 3000 sogar mit Zahlen belegen, denn sein Unternehmen betreut die Papierarchive von Behörden und Unternehmen. Wird mal eine alte Akte benötigt, wird die herausgesucht und zugeschickt. Das passiere bei weniger als einer von hundert Akten, sagt Lager-3000-Prokurist Cybulski, die Nachfrage liege „im Promillebereich“.

Die mit Aktenordnern vollgepackten Regale sind also reine Dekoration. Es wird Zeit, sich von dieser „Bürotapete“ zu verabschieden. Den Altbestand an Akten übernehmen Spezialisten wie Lager 3000. Was die aktuellen Dokumente angeht: Die gehören in elektronische Aktenordner. DMS-Lösungen und ECM-Systeme sorgen dafür, dass alle Dokumente digital so gespeichert werden, dass sie direkt zu finden und per Mausklick aufzurufen sind. Mehr noch: Die Workflows dieser Systeme leiten Dokumente digital über alle Stationen vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Archivieren. Das sorgt für eine zuvor unbekannte Transparenz: Jederzeit ist klar, wo das Dokument auf seinem Weg durch das Unternehmen gerade ist und welcher Schritt als nächster ansteht.

Scannen am MFP

Bevor Finden endlich Suchen ersetzt, gibt es noch einen entscheidenden Schritt: den Abschied vom Papier. Der passiert ausgerechnet dort, wo bisher Papier produziert worden ist, nämlich am Bürodrucker. Der hat sich längst weiterentwickelt zum Multifunktionsprinter (MFP), der auch kopieren, faxen und vor allem scannen kann. Wichtig ist vor allem das Scannen: Am MFP werden eingehende Dokumente digital erfasst, automatisch sinnvoll zugeordnet und in einem Format gespeichert, in dem sie problemlos bearbeitet werden können. Alle Abläufe werden digital

Bei Systemen wie dem TA Capture Manager gibt es einen Bonus: die Dokumentenerkennung. Um das am Beispiel „Rechnung“ zu veranschaulichen: Rechnungsnummer, -betrag und -steller von erfassten Geschäftspartnern werden erkannt und daraus die benötigten Daten extrahiert und entsprechend (strukturiert) abgelegt. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnung denn jetzt wohl abgespeichert ist. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente. Sollen die extrahierten Daten verifiziert werden, wird der Anwender benachrichtigt, um diese Daten manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Sind die Daten korrekt erfasst worden, wird das mit einem Klick bestätigt und der Workflow wird automatisch fortgeführt. Geht alles digital.

Und das gescannte Papierdokument? Macht Bekanntschaft mit dem einzigen Requisit im Büro, das sich gern mit Papier beschäftigt: dem Papierkorb.

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