KULTURREVOLUTION IN DEN BÜROS

Smarter arbeiten am Digital Workplace

#Digital Office #New Work #Managed Services

Computer auf den Schreibtisch stellen und fertig ist der digitale Arbeitsplatz? Nö. Digital Workplaces starten eine Kulturrevolution in den Büros. Sie verändern, wo, wie und mit wem wir arbeiten.

Flexibilität lautet die Vorgabe für digitale Arbeitsplätze, neudeutsch „Digital Workplaces“: mit jedem, zu jeder Zeit, von jedem Ort arbeiten. Entscheidungen werden unter Kollegen gemeinsam erarbeitet, Führungskräfte werden zu Mentoren und Organisatoren. Der Spruch „Da muss ich erst mal den Chef fragen“ kommt ins Museum – ein Kulturschock. Die Digitalisierung verändert, wie wir arbeiten. Sie fördert Mobilität und steigert das Tempo der Kommunikation. Gefragt sind Flexibilität und Kollaboration. Wenn Arbeitgeber heute Digital Workplaces gestalten, geht es um Software-Tools, die neue Formen der Zusammenarbeit geradezu erzwingen.

Dabei geht es um Zugriff und Austausch. Den Zugriff auf sämtliche für die Mitarbeiter relevanten Informationen aus den verschiedenen Software-Systemen ermöglichen sogenannte Connectoren. Sie sorgen für Datentransfer und -integration. Den Austausch verbessern Kollaborations-Tools, die es beispielsweise ermöglichen, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Und das überall, zu jeder Tages- und Nachtzeit.

Was solche Tools können, ist beeindruckend – doch zunächst zweitrangig. Viel wichtiger ist die Frage, wie die Tools den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Bei Digital Workplaces geht es darum, wie Menschen besser zusammenarbeiten können – die Technologien unterstützen sie dabei.


Drei Erfolgsfaktoren für Digital Workplaces

Menschen verabschieden sich ungern von vertrauten und bewährten Abläufen. Denn das Neue ist weder vertraut noch bewährt. Diese Skepsis lässt sich am besten auflösen, wenn die Mitarbeiter selbst feststellen, dass der Digital Workplace ihnen die Arbeit erleichtert. Weil nervige Abstimmungsschleifen entfallen. Weil das Feedback schon ins Dokument eingearbeitet wurde. Weil der Kollege auch dann Input liefert, wenn er auf Geschäftsreise ist. „Der konkrete Nutzen muss in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden“, sagt Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von Hirschtec. „Sie müssen die digitalen Tools nicht nur kennen und verwenden können, sie müssen sie vor allem auch nutzen wollen.“

Damit das funktioniert, müssen die Mitarbeiter die Vorteile, die für sie in der täglichen Arbeit herausspringen, von Beginn an begreifen – und annehmen. Dafür sind drei Erfolgsfaktoren essenziell:

  1. Bevor über konkrete Tools diskutiert wird, muss der Arbeitgeber verstehen, wie seine Mitarbeiter arbeiten, was an den Abläufen funktioniert und was verbessert werden könnte. Auf dieser Basis lässt sich der Digital Workplace so entwickeln, dass sich die Mitarbeiter gehört, verstanden und mitgenommen fühlen.
  2. Ist die Entscheidung für konkrete Tools gefallen, gilt es, auf das Feedback der Mitarbeiter zu hören, vor allem wenn es um Anwendbarkeit und Praxisnähe der neuen Technologien geht. Schließlich besteht das Ziel darin, die Arbeit einfacher zu machen.
  3. Neue Technologien können total viel, doch nicht alles wird von jedem gebraucht. Schon gar nicht zum Start. Statt die Mitarbeiter mit ultrakomplexen Tools zu überfordern, ist es sinnvoller, erst einmal mit den wichtigsten Funktionen anzufangen.

Auf jeden Fall bietet es sich an – Erfolgsfaktor Nummer 4 –, mit Pilotprojekten zu starten. Die bleiben überschaubar und bieten daher die Gelegenheit, aus Fehlern zu lernen und sie beim großen Rollout zu vermeiden.

Junge Mitarbeiter stehen auf Kollaborations-Tools

Kern des Digital Workplace sind virtuelle Teamräume, die den direkten Austausch ermöglichen. Kollaborations-Tools wie Microsoft Office 365 oder die G Suite von Google werden vor allem von jungen Mitarbeitern als „State of the art“-Tools zur Kommunikation und Kollaboration fast schon vorausgesetzt, heißt es in der Studie „Der digitale Arbeitsplatz ganzheitlich gedacht“, die Yougov im Auftrag der Agentur Hirschtec erstellt hat. Laut der Studie sehen rund 40 Prozent der jungen Berufstätigen in Deutschland dringenden Modernisierungsbedarf beim digitalen Arbeitsplatz.

Die Zeit ist reif für diese Modernisierung, glaubt der Hirschtec-Geschäftsführer Lutz Hirsch: „Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie schlicht und ergreifend uralte Systeme im Haus verwenden und diese dringend renovieren müssen.“ Die Idee: statt Flickwerk ein beherzter Sprung in die 2020er-Jahre! Die Kosten für die Tools sind stark gesunken und die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO lassen sich ebenfalls erfüllen.


Wo wir künftig arbeiten

Mit der Software ändern sich auch die Bürolandschaften. Räume müssen flexibel nutzbar sein. Wer in Ruhe telefonieren will, muss dies können. Wer sich zu einem virtuellen oder realen Meeting treffen will, muss entsprechende Räumlichkeiten vorfinden. Und zum Chillen und für den sozialen Austausch sollte es einen Lounge-Bereich geben – na gut: Zur Not tut es auch die gemeinsame Kaffeemaschine.


Wie Sie Digital Workplaces in sechs Schritten etablieren, lesen Sie hier.