Scannen

Solange Rechnungen und Lieferscheine per Post eintrudeln, wird Papier aus den Büros nicht verschwinden. Das ist hinderlich für Unternehmen, die ihre Abläufe digitalisieren wollen, um so für Effizienz, Transparenz und bequemere Workflows zu sorgen. Der einzige Weg: Papierdokumente werden sofort gescannt (und damit digitalisiert) und automatisch in den richtigen Ordnern abgelegt, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt auf sie zugreifen können. TA Triumph-Adler hat dafür die passenden Lösungen.

Ob Rechnungen oder Lieferscheine, Tabellen oder Preislisten: Mit dem TA Capture Manager werden alle Dokumente erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern ebenso für E-Mails und andere digitale Formate. Der TA Capture Manager kann auch Barcodes und OMR-Markierungen wie etwa in Multiple-Choice-Fragebögen erkennen und so umwandeln, dass sie im Verarbeitungsprozess berücksichtigt werden.

Wie funktioniert das mit dem Scannen?

Die Rechnung auf Papier – um das als Beispiel zu nehmen – wird am Multifunktionsprinter gescannt und dabei mit dem TA Capture Manager in ein lesbares Format umgewandelt. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette, also DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. Damit ist die Rechnung nicht nur digital lesbar, sondern kann auch bearbeitet werden.

Der Bonus beim TA Capture Manager ist die Dokumentenerkennung. Er kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag sowie den Rechnungssteller bekannter Rechnungen erkennen, daraus die benötigten Daten extrahieren und sie entsprechend (strukturiert) ablegen. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnung denn jetzt wohl abgespeichert ist. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente.

Sollen die extrahierten Daten verifiziert werden, wird der Anwender benachrichtigt, um diese Daten manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Sind die Daten korrekt erfasst worden, wird das mit einem Klick bestätigt und der Workflow wird automatisch fortgeführt. 

Der TA Capture Manager eignet sich insbesondere für Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten. Für größere Unternehmen sind DMS- oder ECM-Lösungen mit Workflows für die digitalen Dokumente besser geeignet. In solchen Systemen lässt sich sehen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat; sie setzen Fristen und erinnern an wichtige Termine. In DMS- und ECM-Lösungen lassen sich der TA Capture Manager und bei Bedarf auch verwandte oder ergänzende Lösungen wie ScannerVision oder Scan2OCR problemlos integrieren. Auf jeden Fall sorgt er dafür, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Erfassung und Verteilung von Daten gegen null zu drücken.

Die wichtigsten Vorteile und Funktionen im Überblick

  • Schnelleres Zuordnen und Verteilen von Daten an weiterverarbeitende IT-Systeme
  • Automatische Dokumentenerkennung und Extraktion relevanter Informationen
  • Schnelle Identifizierung von Daten und einfaches Durchsuchen von Dokumenten
  • Vereinfachte Prozesse und reduzierte Fehlerquote beim Scannen, Verarbeiten und Verteilen am MFP
  • Diverse Eingabequellen wie MFP, Dokumentenscanner, E-Mails, Dateiserver und Mobilgeräte möglich
  • Automatische Optimierung von gescannten Dokumenten, zum Beispiel Zuschneiden oder Drehen der Dokumente in Leserichtung
  • Erkennen und Auswerten von Fragebögen (OMR), Barcodes und Handschriften (ICR)
  • OCR-Texterkennung mit Volltextsuche für schnelles Finden gescannter Dokumente
  • Direkte Dokumentenbearbeitung durch Konvertierung in die gängigen Dateiformate PDF, DOCX, XLSX, PPTX oder XML
  • Vielfältige Ausgabeziele wie Online-Speicherdienste, Dateiserver, Datenbanken und E-Mails
  • Individuelle Konfiguration von Scan-Arbeitsabläufen, Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung
  • Integration in DMS- oder ECM-Systeme ist problemlos möglich

Für Einsteiger hat TA Triumph-Adler das TA ScanPack geschnürt. Es verwandelt Papierdokumente in Word-, Excel- oder PDF-Dateien zum unkomplizierten Bearbeiten und Archivieren. Texte werden dank OCR (Optical Character Recognition) automatisch umgewandelt und in definierte Ordner einsortiert. Mit ein paar Stichwörtern können Sie digitalisierte Dokumente ganz einfach wiederfinden, nach Bedarf bearbeiten und an ihr Ziel weiterleiten – an Ihren MFP, als Fax oder E-Mail-Anhang oder als Datei im Netzwerk.

Übrigens: Für Kanzleien gibt es das speziell zugeschnittene Lösungspaket TA ScanPack for Legal.

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