ECM-Modul Kfz-Akten

Es kommt so einiges ins Rollen auf Deutschlands Straßen. Kunden werden besucht, Güter von A nach B gebracht, Dienstwagen nach Feierabend in die heimische Garage gesteuert. Unternehmen müssen nicht in der Logistik unterwegs sein, damit ihr Fuhrpark wächst. Und der macht Arbeit. Damit jederzeit genügend Fahrzeuge einsatzbereit sind, kümmern sich Fuhrparkmanager um mehr als um Reparaturen, Versicherungen und TÜV-Termine. Es geht ebenso um Tankkarten und -quittungen, Fahrtenbücher, Wartungs- und Reparaturbelege. Hinzu kommen Kfz-Steuern, regelmäßig neue Reifen, Reinigungs- und Pflegemittel und nicht zuletzt die Ausgaben fürs Zulassen und Abmelden.

Das meiste ist Kleinkram, allerdings ganz schön viel davon. Man kann diesen Kleinkram auf Papier sortieren und abheften und dabei den Locher zum Glühen bringen. Die bessere Alternative: eine digitale Kfz-Akte einführen. Sie bringt Tempo in die Abläufe, da sie die Dokumente selbstständig in den richtigen Ordnern ablegt und so für Transparenz in Echtzeit sorgt.

ECM: alle Daten digital und aktuell

Die digitale Kfz-Akte ist Teil einer ECM-Lösung. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa den Stand von Autoreparaturen so automatisiert wie gewünscht durchs System leiten.

Das Ziel aller Fuhrparkmanager besteht darin, die notwendige Mobilität zu möglichst geringen Kosten zu ermöglichen. Dabei hilft die digitale Kfz-Akte. Jedes einzelne Fahrzeug wird mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor, von der Modell­bezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher. „Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen sind jederzeit zentral und digital in der aktuellsten Version verfügbar“, sagt Robert Maurer, ECM-Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Damit sind die eigenen Mitarbeiter jederzeit 100-prozentig auskunftsfähig.“

Überblick dank digitaler Kfz-Akten

Digitale Kfz-Akten sorgen für Überblick: Automatisch generierte Wiedervorlagen verhindern, dass Termine verpasst werden. So lässt sich auf einen Blick klären, ob der Unfallschaden von vor zwei Wochen bereits begutachtet und das Fahrzeug repariert worden ist. Und die digitalen Akten wissen, welcher Mitarbeiter seit wann welches Fahrzeug fährt. Apropos Mitarbeiter: Die Kfz-Akte kann in ECM-Systemen, die immer modular aufgebaut sind, auch mit der dazugehörigen digitalen Personalakte verknüpft werden.

Auch die digitale Kfz-Akte selbst kann erweitert werden: um eine ebenso digitale Einsatzplanung. Denn wie gesagt: Es geht um möglichst viel Mobilität zu möglichst geringen Kosten. 

Wollen Sie mehr über die digitale Kfz-Akte als ECM-Modul erfahren?

Das könnte Sie auch interessieren

Unser ECM-Whitepaper

Unser ECM-Whitepaper

Sie wollen mehr erfahren über digitales Dokumentenmanagement und elektronische Workflows? Laden Sie sich unser Whitepaper „ECM – So digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse“ herunter!

Unser Newsletter

Unser Newsletter

Wie verändert die digitale Transformation die Arbeit in den Büros? Bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand mit unserem monatlichen Newsletter. Jetzt kostenlos anmelden!

TAlking Future

TAlking Future

Das Büro wandelt sich. Digitale Workflows ersetzen Aktenordner, vernetzte Prozesse erlauben das Arbeiten von überall. Wir gestalten Arbeit anders – damit sie besser zu unserem Leben passt. Was sich ändert und wie TA Triumph-Adler dazu beiträgt, lesen Sie in unserem E-Magazin.