ECM-Modul: Personalakte

Personalakten sind Fundgruben voller Überraschungen. Statt stringenter Ordnung offenbaren sie allzu oft ein Durcheinander von getackerten, geklammerten oder wild herumflatternden Dokumenten. Kein Wunder also, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Personalabteilungen vehement fordern, diese Unterlagen zu digitalisieren und in eine aufgeräumte, sinnvoll strukturierte digitale Personalakte zu überführen. Genau das ermöglichen ECM-Lösungen.

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die etwa Krankmeldungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. Da ECM-Systeme als Module aufgebaut sind, müssen Unternehmen ihre Abläufe nicht auf einen Schlag umstellen, sondern können Schritt für Schritt digitalisieren. Dabei können für unterschiedliche Abläufe ebenso unterschiedliche Workflows festgelegt werden – diese Flexibilität zeichnet ECM-Lösungen aus. Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler, empfiehlt, „für ein Pilotprojekt den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung zu identifizieren und damit anzufangen“. Das ist oft genug die digitale Personalakte.

ECM: der Weg zur digitalen Personalakte

Digitale Personalakten beenden das Tohuwabohu in den Papierakten – und diese Akten beanspruchen viele Regalmeter. Vor allem sorgen digitale Personalakten für schlüssige Abläufe. Ihre Stärken liegen darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und sie vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen. Was vorher mühsam händisch erledigt werden musste, passiert jetzt mit einem Mausklick. Ein Beispiel: Wie oft war Mitarbeiter Meyer in den letzten beiden Jahren krank? Auf der Suche nach der Antwort ist entweder ein Eintauchen in die Hängemappe nötig – oder es reicht ein Klick auf den Ordner „Krankmeldungen“.

Von der Personalplanung und -verwaltung über Gehaltsabrechnungen bis zu Weiterbildungsmaßnahmen: Die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Umso erfreulicher, wenn die ECM-Lösung „mitdenkt“, wie zwei Beispiele zeigen. Durch eine Reminder-Funktion erinnern E-Mails bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch vor dem Vertragsablauf. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können.

Die digitale Personalakte erfüllt im ECM-System eine lange Liste von Anforderungen:

  • Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten mit individueller Registerstruktur und integrierter Volltextsuche
  • Verbindliche Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
  • Automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur
  • Zugriff bzw. Lese-Erlaubnis nach Berechtigungsschlüssel
  • Protokoll der verschiedenen Versionen
  • Umfassendes Rechtekonzept
  • Revisionssichere Archivierung
  • Vorlagen- und Fristenverwaltung
  • Monitoring von Pflichtdokumenten (wie Arbeitsverträgen)
  • Wiedervorlage bei Bedarf

Datenschutz? Kein Problem!

Datenschutz ist übrigens kein Problem bei digitalen Personalakten: Da sich alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum Urlaubsschein – an einem Ort befinden, kann der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert werden. In Verbindung mit einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System als Basis der ECM-Lösung wird auch die unveränderliche, rechtsgültige und versionierte Speicherung der Personaldokumente sichergestellt. Und die Papierakten können abgeschafft werden.

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