Personalakten sind Fundgruben voller Überraschungen. Statt stringenter Ordnung offenbaren sie allzu oft ein Durcheinander von getackerten, geklammerten oder wild herumflatternden Dokumenten. Kein Wunder also, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Personalabteilungen vehement fordern, diese Unterlagen zu digitalisieren und in eine aufgeräumte, sinnvoll strukturierte digitale Personalakte zu überführen. Genau das ermöglichen ECM-Lösungen.
Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die etwa Krankmeldungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. Da ECM-Systeme als Module aufgebaut sind, müssen Unternehmen ihre Abläufe nicht auf einen Schlag umstellen, sondern können Schritt für Schritt digitalisieren. Dabei können für unterschiedliche Abläufe ebenso unterschiedliche Workflows festgelegt werden – diese Flexibilität zeichnet ECM-Lösungen aus. Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler, empfiehlt, „für ein Pilotprojekt den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung zu identifizieren und damit anzufangen“. Das ist oft genug die digitale Personalakte.
