ECM-Modul Rechnungswesen

„Bis wann galt die Frist mit dem Skonto – was, bis gestern?“ „Wieso kriege ich die zweite Mahnung, hatten wir die Rechnung nicht schon längst bezahlt?“ „Wie, der Lieferschein liegt bei Meyer, ist der nicht seit zwei Wochen krankgeschrieben?“ Es gibt 1.001 Anlässe, sich beim Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen zu ärgern. Und ein einfaches Mittel gegen den Ärger: digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung per ECM. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management und erlaubt es, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer wann auf welche Dokumente zugreifen darf, ist per ECM festgelegt. Es weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.

Viele Unternehmen schlagen sich täglich mit Hunderten von Rechnungen und Lieferscheinen herum. Der Zeitaufwand für Papierprüfung und -ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und senkt Kosten. Deshalb wünschen sich viele Unternehmen einen konsequent digitalen Rechnungs-Workflow. Stefan Halupka, National Sales Director bei TA Triumph-Adler, sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“

Der ideale Einstieg: das Rechnungswesen

Da ECM-Systeme als Module aufgebaut sind, müssen Unternehmen ihre Abläufe nicht auf einen Schlag umstellen, sondern können Schritt für Schritt digitalisieren. Dabei werden für unterschiedliche Abläufe ebenso unterschiedliche Workflows festgelegt – diese Flexibilität zeichnet ECM-Lösungen aus. Folgerichtig empfiehlt TA-Experte Halupka, „für ein Pilotprojekt den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung zu identifizieren und damit anzufangen“. 

Den idealen Einstieg in ein ECM-System bietet meist die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Weil Ärger hier richtig teuer werden kann. Und weil Abhilfe so leichtfällt. Ohne digitalisierten Workflow brauchen Rechnungsbelege oft Tage, bis sie in der Buchhaltung eintreffen. Eine Folge: Genervte Lieferanten müssen hingehalten werden. Das alles ist mit einem ECM-System vorbei. Rechnungen laufen digital und in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar.

„Typischerweise reduzieren Mitarbeiter eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mit einem ECM auf wenige Sekunden“, lobt der Branchenverband Bitkom. Er geht davon aus, „dass Mitarbeitern bis zu 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit durch die eingesparte Suchzeit via ECM für wichtigere Aufgaben zur Verfügung stehen“. Bitkom nennt noch drei weitere Vorteile:

• Die rechtliche Qualität der Prozesse erhöht sich.
• ECM-Systeme erkennen Manipulationen.
• ECM-Systeme erlauben keine Löschung von Dokumenten während des vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums.

Kosten um 80 Prozent senken

Der digitale Austausch von Rechnungen wird immer leichter – und dank des Formats XRechnung allmählich zur Pflicht. So lässt sich mittlerweile berechnen, was sich durch den Umstieg von manueller auf elektronische Rechnungsprüfung und -bearbeitung einsparen lässt: bis zu 80 Prozent der Kosten. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse senken zugleich die Fehlerquote. Hier sämtliche Vorteile auf einen Blick:

• Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess
• ​Schnellere, da automatisierte Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen
• Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD)
• Revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet laufende Meter an Aktenordnern mit Rechnungen. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.

Per ECM auf Dokumente zugreifen, Rechnungen prüfen und Aufträge freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Auch Meetings, E-Mail-Verkehr und Telefonkonferenzen können auf dieser Basis erfolgen, ohne dass Informationen verloren gehen oder Datenschutzvorgaben verletzt werden. ECM macht Unternehmen fit für das digitalisierte Büro von heute. Und morgen.

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