ECM-Modul Bewerbermanagement

Die Stapel mit Bewerberunterlagen auf den Schreibtischen der Personaler sind erst geschrumpft, dann verschwunden. Zum einen, weil sie nur noch elektronisch eingehen. Zum anderen, weil selten etwas eintrudelt. Einige Arbeitgeber haben offenbar nicht verstanden, dass jede Kandidatin und jeder Kandidat wertschätzend behandelt werden möchte. Qualifizierte Bewerber können sich ihren Arbeitgeber aussuchen – und verhalten sich entsprechend. Das ist neu für viele Personaler und führt zu einem groben Fehler: Bewerbungen werden gesammelt und dann gesichtet; erst im dritten Schritt wird auf möglicherweise geeignete Kandidaten zugegangen. Bis das passiert, haben die längst anderswo unterschrieben. Sofortiges Feedback ist wichtig: „Danke für Ihre Bewerbung, ist eingegangen, wir melden uns!“ Noch wichtiger: Die anschließende Einladung zum Gespräch muss möglichst innerhalb von drei, vier Tagen folgen. Darauf sind viele Arbeitgeber nicht eingestellt. Das lässt sich ändern: mit digitalem Bewerbermanagement als ECM-Modul.

Von der Ausschreibung bis zur Unterschrift

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa Bewerbungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Das Modul Bewerbermanagement deckt den gesamten Bewerbungsprozess ab, von der Ausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung – und sogar noch darüber hinaus. Die Leistungspalette des Moduls umfasst:

  • Qualifikationskatalog: strukturierte Definition benötigter Hard und Soft Skills
  • Stellenmanager: einfach erstellte Soll-Profile auf Basis des Qualifikationskatalogs
  • Bewerbermanager: strukturiertes Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile)
  • Matching: automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen
  • Workflow-Unterstützung, zum Beispiel mit Vorlagenverwaltung und Serienbrief-Funktion
  • Workflow-Funktionalität, zum Beispiel mit Fristüberwachung und Vertreterregelung
  • Bewerber-Cockpit: Auswertung aller Daten und Exportmöglichkeiten
  • Integration diverser Eingangskanäle (zum Beispiel Mail, Post oder Portale)

Aufbau eines Talentpools

Mithilfe dieses ECM-Moduls können Bewerber automatisiert nach A-, B- und C-Kandidaten sortiert werden. AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) und Datenschutz werden quasi von selbst berücksichtigt. Und das Publizieren von Stellenangeboten kann durch eine Erweiterung für E-Recruiting einfach automatisiert werden.

Das digitale Bewerbermanagement hat aber noch mehr drauf. Das zeigt sich, wenn eine Kandidatin oder ein Kandidat offenkundig interessant ist, aber auf keine der offenen Stellen passt. Dann wird das Profil in den internen Talentpool übernommen. Sobald sich die passende Vakanz auftut, meldet sich das System. Und die entsprechenden Kandidatinnen und Kandidaten können elektronisch kontaktiert oder – noch besser – angerufen werden. Eines ist garantiert: Der Bauchpinselfaktor liegt bei 10 von 10. Und das kann nie schaden. 

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